Сервис печати бланков. Бесплатно и безопасно.
ПОЧТОВЫЕ БЛАНКИ и ФОРМЫ
ОБРАЗЕЦ ДОВЕРЕННОСТИ НА ПОЛУЧЕНИЕ ПОЧТЫ
Подпись должность Ф. И. О.
__________________ заверяю “____” _______ 200_ г.
Директор ООО ____________Ф. И. О.
Извещение о получении (Форма 22)
Бланк предъявляется сотруднику почты при получении посылок, бандеролей, заказных писем. Заполняется получателем вручную. Содержит информацию о получении (вес, объявленная стоимость, описание), паспортные данные получателя, номер почтового идентификатора или перевода.
Адресный ярлык для отправлений 1-го класса (Форма 7-а)
Ярлык используется для написания адресной информации на упаковке почтового отправления. Применяется для для писем и бандеролей 1-го класса, на которых ярлык не нанесен полиграфическим способом. Заполняется вручную. Содержит адресные данные отправителя и получателя, номер телефона для SMS-уведомления.
Адресный ярлык для посылок и бандеролей (Форма 7-п)
Ярлык применяется для маркировки посылок и бандеролей. В графы вписываются данные об отправителе и получателе, указываются габариты посылки, заявленная стоимость, телефон для уведомления. Заполняется как вручную, так и печатным способом. Приклеивается на упаковку при помощи клея или скотча.
Список партионных отправлений. Форма 103 (последняя редакция)
Используется в качестве сопроводительной документации РПО (регистрируемые партионные отправления в количестве 5 и более наименований), отправляемых по одному или нескольким адресам. В бланке указываются количество позиций с описанием (в том числе суммарный прайс с учётом НДС), стоимость пересылки, дата приёма. Фиксируется на упаковке при помощи скотча, клея или вставляется в специальный карман.
Список партионных отправлений (Форма 103-п)
Применяется в качестве сопроводительной документации для нестандартных, онлайн- и посылок 1-го класса, всех видов отправлений EMS. В список могут входить разные категории и наименования РПО, отправляемые различными способами (кроме подлежащих и не подлежащих франкированию).
Опись вложения (Форма 107)
Нужна для определения суммы выплаты в случае утери содержимого (или его части) отправления в процессе транспортировки. Величина страхового сбора тоже определяется на основе описи вложения. В бланке указываются наименование, количественные характеристики, объявленная стоимость отправления. Предоставляется в открытом виде сотруднику почты, который после проверки заверяет бланк печатью.
Наложенный платёж (Форма 112)
Средства, которые получатель должен оплатить перед получением отправления (письмо, посылка), называются наложенным платежом. Для его оформления используется бланк Формы 112. Включает ряд полей для заполнения информации об отправителе (паспортные данные) и получателе наложенного платежа. Обязательно прописывается сумма, которая будет оплачена. При желании указывается номер, на который придёт уведомление о получении.
Бланк почтового перевода наложенного платежа (Форма 113)
Применяется в одном экземпляре в качестве сопроводительной документации. Включает расписку адресата, данные отправителя, описание и стоимость содержимого, куда и кому оно пересылается, другую важную информацию. Для удобства отслеживания перемещения отправления на почте Форма 113 снабжается трек-номером.
Сопроводительный адрес (Форма 116)
Двусторонний документ, которым снабжаются все отправления, пересылаемые почтой. Лицевая сторона бланка включает информацию о посылке (вес, объявленную стоимость) и отправителе, адрес получателя, стоимость пересылки. Тыльная сторона подтверждает, что отправление доставлено или возвращено обратно.
Уведомление о вручении (Форма 119)
Бывает простым (отправляется в бумажном виде), заказным (снабжается штриховым идентификатором) и электронным (цифровая скан-копия). Представляют собой юридически значимое подтверждение получения отправления адресатом. Может использоваться как физическими, так и юридическими лицами.
Уведомление о вручении международного почтового отправления (
Заполняется учреждением назначения. Содержит информацию об отправлении, в том числе тип и объявленную стоимость, получателе, учреждении подачи. Включает адрес отправителя для возможного возврата. Подписывается адресатом при получении.
Претензионное заявление (для отправлений по РФ)
Предъявляется сотруднику почты вместе с чеком об оплате в случае, если отправление или перевод не были получены адресатом или пересылались дольше положенного срока. Подача заявления актуальна и в случае порчи вложения в процессе транспортировки или непоступления уведомления о получении отправления. Заполняется получателем, включает данные отправителя, содержит отрывной талон.
Адресный ярлык мелкого пакета
Используется в качестве сопроводительного документа для международных отправлений в формате мелкого пакета Почтой России. Заполняется отправителем исключительно латинскими буквами. При заполнении бланка указываются ФИО или наименование отправителя, его адрес и такие же данные получателя.
Адресный ярлык международной посылки (бандероли)
Применяется в качестве сопроводительного документа для международных отправлений в формате бандеролей или посылок. Заполняется отправителем исключительно латинскими буквами. При заполнении бланка указываются ФИО или наименование отправителя, его адрес и такие же данные получателя.
В среде профессионалов известен так же как посылочная карточка. Используется в качестве сопроводительного бланка ряда категорий почтовых посылок для обозначения адреса получателя и отправителя. Пересылается вместе с отправлением в виде приложения (не путать с адресным листком, бланк не наклеивается на посылку).
Документ заполняется латинскими буквами, подлежит штемпелеванию. Снабжается штрихкодовым ярлыком, на который тоже ставится штамп. Если номер отправления не был воспроизведён кассовым аппаратом или в типографии, он заполняется нумератором от руки.
Таможенная декларация CN 22
Используется для описания содержимого мелких пакетов, объявленная стоимость которых не превышает 300 СПЗ. Представляет собой сопроводительный документ для пересылки почтовых отправлений с товарными вложениями за границу. Уменьшенный аналог формы CN 23.
Бланк заполняется латинскими буквами в онлайн-формате или от руки на бумажном носителе. Содержит информацию об отправителе, получателе (ФИО, адрес, телефон, e-mail), вложении (наименование, категория, стоимость, страна происхождения, для коммерческих отправлений — номер счёт-фактуры), Код ТН ВЭД.
Таможенная декларация CN 23
Используется для описания содержимого пакетов, объявленной стоимостью более 300 СПЗ. Представляет собой сопроводительный документ для пересылки почтовых отправлений с товарными вложениями за границу. Аналог формы CN 22.
Претензионное заявление (для международных отправлений)
Используется для предъявления мотивированных претензий в установленном порядке Почте РФ по поводу утери, порчи, несвоевременной доставки. Или в других случаях невыполнения/некачественного/несвоевременного выполнения учреждением взятых на себя обязательств в контексте доставки международных отправлений.
Документ содержит информацию об отправлении, отправителе, получателе и суть имеющейся претензии. В заявлении необходимо указать ФИО и должность сотрудника Почты, которому направляется претензия. Принимается только вместе с копией квитанции об оплате или чека.
Используется для получения и отправки (в таком случае заполняется частично) почтового перевода. С помощью бланка можно отправить/получить наложенным платежом до полумиллиона рублей (лимит зависит от страны назначения). Бланк универсален, применяется физ. и юрлицами.
Документ содержит информацию о получателе/отправителе (паспортные данные, адрес регистрации), сумме и валюте перевода, реквизиты финансово-кредитного учреждения. При указании номеров телефона отправителя и адресата на них придёт уведомление о доставке в формате SMS-сообщения.
Форма 112-фп перевод «Форсаж»
В отличие от Формы 112-эп, используется для оформления почтовых переводов в системе «Форсаж». Посредством бланка можно оформить адресный, безадресный, международный перевод и перевод с доставкой до двери. Обычно заполняется от руки.
Документ содержит информацию о сумме и валюте перевода, получателе (кому и куда) отправителе (паспортные данные, адрес регистрации). При указании номеров телефона получателя и отправителя на них в формате SMS-сообщения придут уведомления о доступности и выплате почтового перевода.
Не является сопроводительным документом. Используется для заказа одноимённой услуги в отделениях Почты РФ при оформлении отправлений и переводов. Позволяет оперативно получить уведомление в формате СМС-сообщения о поступлении в отделение, вручении отправления или перечислении перевода. Услуга доступна для одного номера.
Бланк заполняется вручную. Содержит информацию о почтовом отделении, отправлении, графы для указания телефонного номера, на который придёт сообщение. Включает согласие заполняющего на обработку персональных данных.
Бланк телеграммы (формат XLS)
Используется для быстрого и комфортного написания сообщения, передаваемого средствами телеграфной связи через отделение Почты России. Бланк содержит квитанцию о приёме телеграммы.
Заполняется вручную. Включает информацию об отправителе, получателе, категории телеграммы (всего их 8), сам текст сообщения (оплачивается пословно) и технические данные, необходимые работникам почты. В соответствующих графах указываются количество слов и их стоимость.
Заявление на оформление переадресации РПО (формат Word)
Подаётся в отделение Почты РФ в случаях, когда необходимо изменить адрес доставки отправления или данные получателя (ФИО). Используется для переадресации только регистрируемых почтовых отправлений.
Бланк может заполняться как отправителем, так и адресатом. Содержит информацию об отправителе и получателе (паспортные данные), адрес доставки — старый и новый в случае изменения. Принимается сотрудником почты только после предъявления квитанции об оплате (чека).
Заявление о продлении срока хранения почтовых отправлений (формат Word)
Представляет собой письменное распоряжение в адрес Почты РФ. Необходимо для увеличения срока пребывания отправления на территории отделения в случаях, когда получатель не имеет возможности забрать его после истечения срока хранения, установленного нормативными документами.
Бланк содержит информацию о получателе, отправлениях, сроках продления. Включает гарантийные обязательства оплаты хранения по действующим тарифам и отрывной талон, подтверждающий факт приёма заявления.
Заявление о продлении срока хранения регистрируемых почтовых отправлений (РПО, формат Word)
Письменное распоряжение в адрес Почты РФ. Необходимо для увеличения срока пребывания отправления на территории отделения в случаях, когда получатель не имеет возможности забрать его после истечения срока хранения, установленного нормативными документами. Применимо только к РПО.
Бланк содержит информацию об отправителе, адресате, РПО (вид, категория, вес), сроках продления. Включает гарантийные обязательства оплаты хранения по действующим тарифам и отрывной талон, подтверждающий факт приёма заявления.
Заявление о доставке пенсии (формат Word)
Документ на 5 листах, позволяющий оформить регулярную доставку на дом страховой, накопительной и пенсии по государственному пенсионному обеспечению. Заполняется получателем от руки, подаётся в территориальное почтовое отделение.
Бланк содержит информацию о получателе, его пенсионном свидетельстве, адресе регистрации/проживания/пребывания, контактные данные, указания о необходимости уведомления органов ПФРФ, другую важную для работников почты информацию.
Универсальный передаточный документ (формат Word)
Упрощает решение рутинных бизнес-задач. Относится к первичным учётным документам. Представляет собой компиляцию налогового счёта-фактуры и обычного отгрузочного документа из бухгалтерии. Подтверждает факт свершения сделки, является основанием для вычета НДС.
Описывает суть операции, которую сопровождает (отгрузка товаров, предоставление услуг, приёмо-передача выполненных работ, посредничество, другие). Содержит информацию о компании, стоимости товаров или услуг, данные ответственных лиц.
Акт отказа (форма акта осмотра содержимого)
Относится к подтверждающим документам. Составляется, когда адресат отказывается от получения отправления по объективным причинам. Заполняется получателем на почте, после осмотра содержимого отправления и принятия решения его не забирать. Заверяется оператором почтового отделения.
Бланк содержит информацию об отправлении (номер, присвоенный на почте) и причинах отказа его забирать: брак, некомплект, несоответствие заявленном техническим характеристикам, прочие. Заполняется в трёх экземплярах.
КОНТАКТЫ ФГУП “ПОЧТА РОССИИ”
узнать контакты УФПС “Почты России” вашего региона можно на странице региональных контактов
Справочная служба ФГУП «Почта России» 8-800-2005-888 (звонок из любой точки России бесплатный)Cправочная служба «EMS Почты России» 8-800-2005-055 (звонок из любой точки России бесплатный)
По вопросам качества обслуживания, поиска почтового отправления, несоблюдения сроков прохождения и доставки, нарушения сохранности, повреждения, недостачи вложения или хищения, вы можете обратиться в филиал Почты России чтобы подать обращение.
Контакты филиалов почтовых отделений вы можете найти на странице Филиалы официального сайта ФГУП «Почта России». Ознакомиться с порядком предъявления претензий и подачи заявлений по этим вопросам можно на странице «Общественная приемная
Бланки почтовых отправлений
Для регистрируемых почтовых отправлений применяются специальные бланки, вид которых подбирается в зависимости от категории и вида пересылаемого отправления.
В соответствии с ПОУПС (Правила оказания услуг почтовой связи), п.30 закрытые (опечатанные или опломбированные собственной печатью или печатью таможенных органов РФ) международные посылки юридические лица отправляют исключительно по спискам формы 103-а, при этом к каждой посылке прикладываются все необходимые CN 23 (таможенные декларации), а также СP 71 (бланк сопроводительного адреса).
Организацией формы 103-а изготавливаются самостоятельно, образец доступен для получения в любом отделении почтовой связи. Также разрешается самостоятельное изготовление форм бланков 119 и 107, но при одном условии – на оказание услуг почтовой связи заключается Договор с обязательным утверждением Почтой России макета бланков.
Напомним, что в Центре почтовой упаковки “Пост Пак” вы можете заполнить и распечатать онлайн следующие виды почтовых бланков и форм Почты России: бланк почтового перевода, бланк почтового уведомления, почтовый бланк 112эп, бланк почтового перевода, бланк уведомления о вручении, почтовое уведомление, бланк почтовой описи, бланк для посылок. Почта бланки выдает абсолютно бесплатно. Но! Лучше прийти на почту с уже заполненным почтовым бланком.
Показываем примеры оформления конвертов писем (и бандеролей): место расположения данных о получателе и отправителе, в каком порядке указывать элементы адреса, какие сокращения можно использовать.
Объясняем, зачем писать почтовый индекс специальным угловатым шрифтом и как он называется (пригодится, если захотите установить на свой компьютер).
Как и где указывать должностное лицо или подразделение организации, если послание адресуется именно ему.
Как найти или проверить почтовый индекс в адресе. Что означает пометка «ГСП». Как отследить доставку регистрируемого отправления на сайте «Почты России».
Какие виды почтовых отправлений существуют. Какое количество документов формата А4 можно отправить по тарифам письма, а что уже потянет на бандероль. Показываем примеры оформления описи вложения (по форме 107) и списка (по форме 103), который потребуется организации при единовременной отправке более 5 регистрируемых отправлений.
Несмотря на то что в последнее время развитие интернет-технологий значительно упростило и ускорило коммуникацию, почтовые услуги по отправке корреспонденции в бумажном виде все равно не теряют своей актуальности. Бесспорным лидером в сегменте оказания почтовых услуг в России является АО «Почта России». Прочие компании занимают незначительный процент этого рынка. Кроме того, законодательство Российской Федерации предполагает отправку некоторых документов только «Почтой России». Это назначенный федеральный почтовый оператор, предоставляющий универсальные услуги почтовой связи и целый спектр современных финансовых и коммерческих услуг на всей территории России всем категориям юридических и физических лиц.
Для того чтобы отправить документ, недостаточно запечатать его в конверт и написать адрес, организации необходимо также составлять реестры (списки, описи) передачи документов представителям служб доставки для подтверждения факта отправки. И самое главное – делать это правильно. По роду своей деятельности мне часто приходилось организовывать экспедиционную обработку и отправку документов и, соответственно, взаимодействовать с «Почтой России». И мне очень неприятно слышать укоры в адрес этой организации. Перекладывать ответственность всегда удобно. Но все же часть проблем мы создаем себе сами и порой тем, что беремся за дело, не зная правил работы. А ведь достаточно просто правильно заполнить адрес на почтовом отправлении, чтобы документы дошли до адресата без задержек и других проблем. Слушатели моих курсов всегда благодарили за то, что я уделяла на лекциях много внимания этой теме, и говорили, что эти знания пригодились им не только на работе, но и в обычной жизни. Я не только теоретик, но и практик, поэтому знаю, какие навыки нужны для работающих в сфере документационного обеспечения управления.
Заключительным этапом прохождения документа внутри организации обычно занимается специальный отдел (отдел экспедирования документов, экспедиция). Традиционно его включают в состав службы документационного обеспечения управления организации, но он может работать и как самостоятельное подразделение. Хотя не у каждой организации есть возможность иметь такое подразделение. В небольшой компании функции по отправке корреспонденции может осуществлять секретарь.
В любом случае порядок работы с входящей и исходящей корреспонденцией должен быть определен в Инструкции по делопроизводству предприятия. В дополнение и в рамках ее положений экспедиционная служба может издать собственные нормативные и методические акты, уточняющие определенные моменты в своей работе, что я настоятельно и рекомендую сделать.
Основными документами общефедерального уровня, которыми необходимо руководствоваться при организации отправки документов, являются:
Оформление почтовых конвертов, пакетов
Оформлению почтовых конвертов (пакетов) следует уделить особое внимание. Главное: информация должна быть заполнена на них аккуратно и с соблюдением определенных правил. Ошибки и исправления, зачеркивания и т.д. могут привести к тому, что письмо:
Адреса отправителя и получателя для отправлений, принимаемых для пересылки в пределах территории Российской Федерации, должны быть указаны на русском языке. Адрес пишется четко и без исправлений, в нем не должно быть знаков, не относящихся к адресу, и сокращенных названий. Можно использовать только общепринятые сокращения: ул., д., стр., корп., г., дер., пос., обл. и т.п. То есть «ул. Большая Почтовая» написать в адресе можно, а сокращать само название улицы «ул. Б. Почтовая» не стоит.
Реквизиты отправителя и получателя на почтовых отправлениях пишутся в следующем порядке:
Таблица 1. Общепринятые распространенные сокращения, которые включаются в адрес
При надписании конвертов / пакетов вручную нужно использовать шариковую ручку с чернилами черного или синего цвета либо перманентный маркер этих же цветов.
В левом верхнем углу конверта / пакета указывается адрес и наименование отправителя. В нижнем правом – получателя. Это правило нельзя нарушать, потому что при автоматической обработке корреспонденции на сортировочных узлах «Почты России» система будет воспринимать эти адреса именно так, даже если на конверте нет фраз-ориентиров «От кого:» и «Кому:».
Обратите внимание: если адресуете корреспонденцию должностному лицу организации, на конверте необходимо указать наименование только организации (полное или сокращенное)! Информацию о том, что документ адресован конкретному должностному лицу, могут содержать:
Пример 1. Оформление конверта, получателем которого является юридическое лицо
Пример 2. Оформление конверта, получателем которого является юридическое лицо
Пример 3. На конверте уточнения о получателе внутри организации могут быть добавлены в скобках после указания наименования организации
Новгородский государственный университет имени Ярослава Мудрого (юридический отдел, Иванову И. И.)
Иначе ваш конверт может идентифицироваться как почтовое отправление для физического лица и не дойти для адресата-организации, он будет долго лежать в почтовом отделении в ожидании своего получателя. Ведь курьер, который приходит за корреспонденцией, имеет доверенность от организации, а не от физического лица Иванова И. И., главного инженера ООО «Рога и копыта», которого вы указали на конверте. Более того, если организация большая, то Иванова И. И. там еще надо будет поискать, поэтому составление сопроводительного письма с подробным адресатом станет оптимальным решением задачи – см. Пример 4. Хотя указание получателя внутри организации на конверте в скобках тоже встречается (как в Примере 3).
Пример 4. Сопроводительное письмо с указанием, кому предназначены пересылаемые документы и что с ними нужно сделать
Пример 5. Адресация документов лично конкретному должностному лицу (редкий случай)
Новгородский государственный университет имени Ярослава Мудрого (лично юристу Иванову И. И.)
Пример 6. Порядок указания на конверте данных о получателе-физлице
Иванову Ивану Ивановичу
Старорусский б-р, д. 9, кв. 17Великий Новгород
Пример 7. Адресация документов в конкретное подразделение (на конверте)
Акционерное общество «Гром» (в бухгалтерию)
Пример 8. Адресация документов в конкретное подразделение (на сопроводительном письме)
Если на конверте рядом с адресатом указана пометка «лично» (как в Примере 5), это означает, что конверт должен быть передан этому человеку в организации лично в запакованном виде. Поэтому сотрудник экспедиции не знает содержимого конверта и не может его зарегистрировать. Такие послания обычно передаются указанным в них работникам через реестр нерегистрируемой корреспонденции. Это сложившаяся практика, а не жесткое правило. Поэтому порядок работы с такими отправлениями организации стоит урегулировать в своем локальном нормативном акте. Профиль у организаций разный, кому-то и письма со взрывоопасным или отравленным содержанием могут направить таким образом, чтобы попытаться добиться вскрытия конверта определенным должностным лицом.
Организацию-получателя нужно обязательно указывать на конверте и в сопроводительном письме. Добавление подразделения или должностного лица в адресат может ускорить доставку им письма внутри организации. Чаще всего имя нужного должностного лица отправитель не знает, поэтому указывают только наименование подразделения. При составлении сопроводительного письма (см. Примеры 4 и 
на конверте «утяжелять» адрес лишними деталями не надо. Но если вы не вкладываете сопроводительное письмо, то детализацию адресата можно сделать на конверте (см. Пример 7).
Почтовый индекс получателя лучше оформлять специальным «угловатым» шрифтом (см. «!» в Примере 1), это уменьшает количество ошибок при автоматической сортировке корреспонденции. Индекс можно разместить единожды в зоне получателя (нижнем правом углу, как в Примере 2) либо продублировать (как в Примере 1).
В сортировочных центрах «Почты России» сканеры считывают адрес и индекс с каждого отправления и распределяют по направлениям. Происходит это довольно быстро – обрабатывается порядка 12 писем в секунду. Если проблем со считыванием информации нет, то письмо в общем потоке продолжает свой путь. Если адрес или индекс написан неразборчиво или в них содержатся какие-то ошибки, то сканер отправляет фотографию этого письма на участок видеокодирования. Сотрудники этого отдела непрерывно вручную вбивают индексы с изображений писем. Нужно обладать быстрой реакцией, чтобы успеть разобраться с письмом не более чем за 30 секунд, т.к. именно за это время сортировочная машина делает несколько кругов. Сотрудникам нужно знать индексный диапазон всей России, чтобы разбираться с несоответствием индекса и адреса. Хотя если письмо отправлено «на деревню дедушке», то и эти специалисты с их базами данных не помогут – письмо вернут отправителю.
Индексы специально пишутся на письме угловатыми цифрами, что позволяет технике легко считывать такой формат. Изготовленные типографским способом почтовые конверты содержат образцы написания цифр индекса и специальную форму из тонких пунктирных линий. Стандартное стилизованное написание цифр защищает отправителя от ошибок и облегчает сортировку почты. Цифры разрешается писать любым цветом, кроме зеленых, желтых и красных чернил.
При автоматизации подготовки отправлений (распечатке текста на наклеиваемые этикетки либо напрямую на конверты) актуальным становится использование шрифтов для стилизованного написания почтового индекса. Они условно-бесплатные, т.е. их можно использовать в личных целях бесплатно, но за коммерческое использование надо платить: Postindex, Pechkin, Zipcode. Такой шрифт сначала необходимо установить на компьютер, после чего он становится доступен на нем в любой программе, которая работает с текстом.
Чтобы письмо дошло адресату максимально быстро, адрес, включая почтовый индекс, должен быть верным. Бывает, что в экспедицию передают документ на отправку с адресом без индекса. Тогда сотруднику экспедиции его нужно выяснить (благо, это сейчас сделать просто при помощи интернета). Стоит даже проверять правильность тех индексов, которые указаны в адресе (если вы берете их не из справочных данных, которые предоставил сам адресат, например с его сайта или из его письма). Дело в том, что в России порой происходит смена некоторых почтовых индексов на новые, поэтому ошибки в них могут быть как из-за устаревания информации, так и из-за элементарной невнимательности людей – пресловутого человеческого фактора.
В поисковике вы можете набрать «почтовый индекс» и тогда вам на выбор предложат множество сайтов, где можно выяснить почтовый индекс для определенного адреса. Лучше выбрать сайт «Почты России» (см. «2» на Рисунке 1) или следующий за ним – там визуально будет видно больше информации («3»). Сам Яндекс тоже предлагает такой сервис – на Рисунке 1 (см. «1») показан результат его работы.
Рисунок 1. Где можно уточнить почтовый индекс для определенного адреса
Однако хочу отметить, что почтовый индекс получателя-юридического лица может не совпадать с индексом почтового отделения, обслуживающего адрес получателя. Обычно почтовый индекс привязан к почтовому отделению, которое обслуживает конкретный адрес. Но иногда в адресе содержатся такие буквы, как «ГСП», и при этом индекс совсем не соответствует тому, что предлагает сайт «Почты России» или другие ресурсы по поиску почтовых индексов по адресу. Дело в том, что в крупных городах некоторые организации обслуживаются не почтовыми отделениями, а специальными структурами «Почты России», которые называются – городская служебная почта (ГСП). Так что, если видите в адресе предполагаемого получателя эти буквы, не перепроверяйте его индекс в интернете, а используйте тот, что указан у него на бланке документа или в официальном источнике. Иначе ваше письмо может либо потеряться, либо долго лежать в почтовом отделении (в котором ваш адресат не обслуживается) и ждать, когда его перенаправят в ту структуру «Почты России», которая обслуживает адресата.
На международных почтовых отправлениях:
Пример 9. Оформление международного почтового отправления
Виды почтовых отправлений
Простые (нерегистрируемые) отправления принимаются «Почтой России» без выдачи документов, подтверждающих их получение и отправку. Они вручаются адресату без его расписки в получении. Данный вид отправки используется для документов, потеря которых не повлечет за собой никаких последствий юридического или финансового характера, например поздравительных открыток к праздникам.
Регистрируемое отправление отличается тем, что при отправке оно получает уникальный штриховой почтовый идентификатор – ШПИ, который соответствует трек-номеру. По нему не просто можно отследить продвижение почтового отправления, но при необходимости и получить от почты юридически значимое подтверждение того, что письмо было вручено адресату или его представителю.
ШПИ состоит из 14 символов:
По трек-номеру можно найти, на какой стадии доставки находится почтовое отправление. Для этого необходимо ввести его на сайте или в приложении «Почты России» (в поисковике набираете, например, «трек-номер для отслеживания», чтобы перейти сразу на нужную страницу сайта «Почты России», на Рисунке 2 показан результат поиска информации по конкретному трек-номеру, сведения располагаются в обратной хронологической последовательности, здесь же можно распечатать отчет). Также можно посмотреть вес почтового отправления, что тоже может помочь при возникновении различных споров между отправителем и получателем.
К регистрируемым почтовым отправлениям, с которыми обычно сталкиваются работники экспедиции, относятся:
Рисунок 2. Отслеживание доставки по трек-номеру на сайте «Почты России»
Теперь рассмотрим ценное отправление с описью вложения. Такая опись является юридически значимым документом. Она представляет собой бланк утвержденной формы, который заполняется отправителем для фиксации содержимого отправления, количества и ценности (она обязательно должна быть указана, хотя может быть и чисто символической – хоть 1 рубль за каждый отправляемый документ: дело в том, что чем выше суммарная оценка пересылаемых ценностей, тем выше будет стоимость отправки). См. Пример 10.
Пример 10. Опись вложения (по форме 107 «Почты России»)
Письмо с описью вложения предоставляется на почту незапечатанным – оператор, принимая его, должен убедиться, что содержимое конверта соответствует описи. Она нужна для подтверждения факта получения адресатом конкретных документов. Без описи будет подтвержден факт вручения заказного отправления конкретному адресату, но это не будет свидетельствовать о том, что в полученной «упаковке» было определенное содержимое. Ведь там могли быть и чистые листы бумаги, и счет-фактура вместо претензии, и любой другой документ. А в описи отправитель может указать реквизиты вложенных документов (наименование вида, дату и номер). Своей подписью и штемпелем (должность редко вписывают) представитель «Почты России» подтверждает, как третье лицо, что в конверте действительно находились те документы, что указаны в описи.
Письмо от бандероли отличается весом: оба отправления могут выглядеть одинаково – быть запакованы в один и тот же конверт, чуть различающийся толщиной. Если ваше отправление более 100 г, то это уже считается бандеролью. Конечно, конверты могут быть разными по материалу, размеру и весу, но обычно вложение в самый простой легкий конверт документов до 20 листов еще позволяет именовать отправление письмом, а если нужно отправить 20 и больше листов А4 формата, то это уже бандероль. Итак, разница между письмом и бандеролью заключается в весе и связанном с ним почтовом тарифе.
Список внутренних почтовых отправлений (форма 103)
При отправке более 5 почтовых регистрируемых отправлений необходимо оформить специальный сопроводительный документ – Список внутренних почтовых отправлений (форма 103). Его бланк можно:
Его также называют Список для отправки партионных почтовых отправлений. Партионными именуются почтовые внутренние регистрируемые отправления, отсылаемые в почтовой упаковке организациями в количестве 5 и более штук за 1 раз. Сформированные партионные почтовые отправления сдаются на предприятия связи со Списками по форме 103. В 1 Список включается не более 35 почтовых отправлений 1 вида.
В данной форме может быть добавлена / удалена некоторая информация. И общий вид документа может немного отличаться от формы установленного образца. Например:
В Примере 11 приведен образец оформления Списка внутренних почтовых отправлений организации, работающей с «Почтой России» по договору на оказание услуг почтовой связи.
Отдельно хотелось бы рассмотреть назначение последнего раздела Списка «Отрывной талон». При использовании Списков партионной почты на бумажном носителе и отсутствии возможности клиента (его уполномоченного представителя) присутствовать во время приема почтовых отправлений и получить оформленные документы на принятую партию непосредственно после приема, допускается передача почтовых отправлений оператору счетом с проверкой целостности упаковки. Клиент (его уполномоченный представитель) и оператор, получивший партию, оформляют отрывной талон, который отделяется от Списка партионной почты и является подтверждением передачи клиентом (его уполномоченным представителем) партии счетом в исправной упаковке.
Пример 11. Список внутренних партионных регистрируемых почтовых отправлений (по форме 103)
Доверенность на получение и отправки почты
Почтовые отправления (письменная корреспонденция, посылки и прямые почтовые контейнеры) доставляются в соответствии с указанными на них адресами или выдаются в отделениях почтовой связи адресату только при предъявлении документа, удостоверяющего личность (паспорта). ” Чтобы передать свои полномочия по получению или отправке корреспонденции другому лицу, необходимо оформить доверенность. Это актуально, если нет возможности лично получить или отправить почту, например, когда человек находится в командировке или за границей”, – говорит Татьяна Щепотина, руководитель Центра Финансового Аутсорсинга “Современная Бухгалтерия”.
Сколько действует
ГК РФ, если документ имеет дату составления, но не указан период действия, то он действителен ровно один календарный год. По словам Анны Салютиной, адвоката, члена Адвокатской палаты Ростовской области, предельно допустимый срок действия, который можно указать в доверенности, составляет три года. Если поставить свыше этого, то документ будет считаться недействительным. В случае необходимости доверенность может быть отменена досрочно.
Доверенность в суд: особенности составления, советы юристов
Нужно ли заверять у нотариуса
По общему правилу нотариальное удостоверение не является обязательным, однако некоторые почтовые отправления можно получить только при соблюдении этого условия. Оксана Васильева, к.ю.н., доцент Департамента правового регулирования экономической деятельности Финансового университета при Правительстве РФ, уточняет, если доверенность не заверять, то доверенное лицо имеет право на:
Без заверения невозможно получение финансовых средств, будь то пенсионное пособие, получение обычного денежного перевода.
Александр Жалнин, эксперт-юрист консалтинговой группы “Гебель и партнеры”, поясняет, что за удостоверение доверенностей, для которых обязательная нотариальная форма не предусмотрена, взимается нотариальный тариф в размере 200 рублей. ” Также нужно учитывать, что за услуги правового и технического характера придется заплатить нотариусу в соответствии с установленными расценками. Однако можно сэкономить, если составить и оформить документ самостоятельно”, – говорит юрист.
Доверенность на автомобиль: в каких случаях нужна, как оформить, образец
Татьяна Щепотина отмечает, что нотариальное заверение может быть необходимо для обеспечения юридической силы документа, если гражданин направляет доверенность другому человеку или передает свои права на получение почты за границу, “Нотариус проверит правильность оформления доверенности, удостоверится в личности доверителя и его доверенного лица и, если необходимо, переведет документ на язык, на котором говорят в стране назначения. Также нотариус может дать дополнительные рекомендации по оформлению доверенности, если это необходимо”, – говорит эксперт.
Как написать доверенность на почту
Анна Салютина поясняет, что ФГУП “Почта России” принимает как бумажные, так и электронные доверенности на получение заказных писем, бандеролей, посылок. Причем электронные доверенности активно внедряются во всех региональных отделениях почтовой службы (ОПС). Единого унифицированного бланка оформления доверенности на территории России не существует.
Эксперт уточняет, что при составлении доверенности необходимо соблюдать следующие требования:
Доверенность на ребенка: в каких случаях нужна, как оформить
Доверенность на получение почтовых отправлений обязательно составляется в письменной форме. Оформить ее можно одним из следующих способов:
В отличие от бумажных носителей, электронную доверенность можно оформить только на человека, у которого подключен сервис “Электронная доверенность”. Срок действия документа будет не более года (можно сделать на 1 или 3 месяца). Услуга предоставляется бесплатно, в отличие от оформления у нотариуса бумажного аналога.
Для получения электронной доверенности необходимо:
После регистрации нужно ввести код из СМС-сообщения. Доверенное лицо также получит уведомление, что на него оформлена электронная доверенность с указанием срока действия. Отменить доверенность можно в любое время, используя личный кабинет. Получение посылок или писем по такому документу в отделениях “Почты России” доступно по коду из SMS на имя доверенного лица или по его паспорту. Регистрация в сервисе “Электронная доверенность” доступна как на сайте оператора почтовой службы, так и в мобильном приложении.
Правила и особенности
При самостоятельном составлении доверенности Александр Жалнин советует руководствоваться определенными правилами. В частности, любая доверенность должна обязательно содержать следующие данные:
Кроме этого, не будет лишним указать на право или запрет передоверия в отношении третьих лиц.
Для юридического лица
“Доверенность юридического лица сотруднику должна быть составлена на фирменном бланке, содержащем реквизиты организации (ИНН, ОГРН, ФИО генерального директора, его паспортные данные, юридический адрес, контактный номер телефона) и основание, на котором генеральный директор возлагает обязанности по получению /отправки почты своему сотруднику (Например, основанием для делегирования в Обществе с ограниченной ответственностью будет являться Устав). Также указываются ФИО, паспортные данные сотрудника, иногда и должность. Обязательны сроки действия доверенности и дата и место ее составления. Документ подписывается генеральным директором и сотрудником. Если Уставом предусматривается наличие печати, то поставить на бланке ее обязаны”, – объясняет Наталья Тарасова, юрист в области гражданского, налогового права и арбитражного процесса.
Если доверенность выдается индивидуальным предпринимателем, то на ее бланке указываются ФИО, паспортные данные, номер ОГРНИП. Основанием будет являться государственная регистрация в качестве индивидуального предпринимателя и дата. Если ИП использует печать, то ее ставят обязательно.
Для физического лица
Физические лица могут оформить доверенность на сайте
или с помощью приложения в разделе “Электронная доверенность”. С ее помощью друг или родственник может забрать письмо или посылку. Сервисом можно воспользоваться при наличии у доверенного простой электронной подписи. Наталья Тарасова уточняет, что по электронной доверенности пока нельзя получить возвращённые или досылаемые отправления, отправления с наложенным или таможенным платежами и таможенными уведомлениями, а также воспользоваться финансовыми/банковскими услугами и заявлениями или распоряжениями.
Электронные водительские права: как получить, как проверяют на дороге
“Оба типа доверенности имеют одинаковую юридическую силу и могут быть использованы для отправки и получения почты, но оформление документа для физического лица может быть менее затратным и быстрым”, – говорит Татьяна Щепотина.
По словам Натальи Тарасовой, предоставленная операционисту доверенность остается в отделении Почты России на хранение, по правилам российского документооборота. Часто сотрудники оставляют у себя ксерокопию.
