как отправить ценное письмо по почте России

Почта России перестала принимать заказные письма, бандероли и посылки без подтверждения личности отправителя.

Условия приема регистрируемых отправлений изменились 1 сентября 2023 года. Правила своим приказом установило Минцифры.
Документ будет действовать шесть лет. Потом министерство выпустит новый приказ — возможно, нормы снова поменяются.

Почта России напомнила об изменении правил на своем сайте: в конце августа там появилось соответствующее уведомление. Теперь при отправке заказных писем, бандеролей и посылок сотрудники организации обязаны устанавливать личность граждан, которые их приносят.

В приказе говорится, что новые правила ввели ради борьбы с отмыванием денег, финансированием терроризма и распространением оружия массового уничтожения.

Подтвердить личность можно с помощью паспорта или через сервис «Простая электронная подпись».
Он подключается тремя способами:
на сайте Почты России, через госуслуги и в отделении. Вам потребуется паспорт и мобильный телефон. Сервис свяжет ваши данные и номер, а затем позволит подтверждать личность с помощью кода из смс или пуша из приложения Почты России.

Отправить заказное письмо или бандероль от имени другого человека не получится без доверенности. Она не нужна только законным представителям, например родителям или опекунам.

Сотрудник почты должен сохранить ФИО и адрес отправителя, а также данные его паспорта: серию, номер, сведения о выдаче. Если посылка отправляется по доверенности, записываются данные представителя.

Показываем примеры оформления конвертов писем (и бандеролей): место расположения данных о получателе и отправителе, в каком порядке указывать элементы адреса, какие сокращения можно использовать.

Объясняем, зачем писать почтовый индекс специальным угловатым шрифтом и как он называется (пригодится, если захотите установить на свой компьютер).

Как и где указывать должностное лицо или подразделение организации, если послание адресуется именно ему.

Как найти или проверить почтовый индекс в адресе. Что означает пометка «ГСП». Как отследить доставку регистрируемого отправления на сайте «Почты России».

Какие виды почтовых отправлений существуют. Какое количество документов формата А4 можно отправить по тарифам письма, а что уже потянет на бандероль. Показываем примеры оформления описи вложения (по форме 107) и списка (по форме 103), который потребуется организации при единовременной отправке более 5 регистрируемых отправлений.

Несмотря на то что в последнее время развитие интернет-технологий значительно упростило и ускорило коммуникацию, почтовые услуги по отправке корреспонденции в бумажном виде все равно не теряют своей актуальности. Бесспорным лидером в сегменте оказания почтовых услуг в России является АО «Почта России». Прочие компании занимают незначительный процент этого рынка. Кроме того, законодательство Российской Федерации предполагает отправку некоторых документов только «Почтой России». Это назначенный федеральный почтовый оператор, предоставляющий универсальные услуги почтовой связи и целый спектр современных финансовых и коммерческих услуг на всей территории России всем категориям юридических и физических лиц.

Для того чтобы отправить документ, недостаточно запечатать его в конверт и написать адрес, организации необходимо также составлять реестры (списки, описи) передачи документов представителям служб доставки для подтверждения факта отправки. И самое главное – делать это правильно. По роду своей деятельности мне часто приходилось организовывать экспедиционную обработку и отправку документов и, соответственно, взаимодействовать с «Почтой России». И мне очень неприятно слышать укоры в адрес этой организации. Перекладывать ответственность всегда удобно. Но все же часть проблем мы создаем себе сами и порой тем, что беремся за дело, не зная правил работы. А ведь достаточно просто правильно заполнить адрес на почтовом отправлении, чтобы документы дошли до адресата без задержек и других проблем. Слушатели моих курсов всегда благодарили за то, что я уделяла на лекциях много внимания этой теме, и говорили, что эти знания пригодились им не только на работе, но и в обычной жизни. Я не только теоретик, но и практик, поэтому знаю, какие навыки нужны для работающих в сфере документационного обеспечения управления.

Заключительным этапом прохождения документа внутри организации обычно занимается специальный отдел (отдел экспедирования документов, экспедиция). Традиционно его включают в состав службы документационного обеспечения управления организации, но он может работать и как самостоятельное подразделение. Хотя не у каждой организации есть возможность иметь такое подразделение. В небольшой компании функции по отправке корреспонденции может осуществлять секретарь.

В любом случае порядок работы с входящей и исходящей корреспонденцией должен быть определен в Инструкции по делопроизводству предприятия. В дополнение и в рамках ее положений экспедиционная служба может издать собственные нормативные и методические акты, уточняющие определенные моменты в своей работе, что я настоятельно и рекомендую сделать.

Основными документами общефедерального уровня, которыми необходимо руководствоваться при организации отправки документов, являются:

• Порядок приема и вручения внутренних регистрируемых почтовых отправлений, утвержденный приказом АО «Почта России» от 21.06.2022 № 230-п и
• Правила оказания услуг почтовой связи, утвержденные приказом Минкомсвязи России от 31.07.2014 № 234.

Оформление почтовых конвертов, пакетов

Оформлению почтовых конвертов (пакетов) следует уделить особое внимание. Главное: информация должна быть заполнена на них аккуратно и с соблюдением определенных правил. Ошибки и исправления, зачеркивания и т.д. могут привести к тому, что письмо:

• не будет доставлено вовсе или
• доставлено по другому (неверно указанному) адресу;
• будет возвращено обратно отправителю;
• будет доставлено в место назначения, но при увеличении сроков или не выдано получателю.

Адреса отправителя и получателя для отправлений, принимаемых для пересылки в пределах территории Российской Федерации, должны быть указаны на русском языке. Адрес пишется четко и без исправлений, в нем не должно быть знаков, не относящихся к адресу, и сокращенных названий. Можно использовать только общепринятые сокращения: ул., д., стр., корп., г., дер., пос., обл. и т.п. То есть «ул. Большая Почтовая» написать в адресе можно, а сокращать само название улицы «ул. Б. Почтовая» не стоит.

Реквизиты
отправителя и получателя на почтовых отправлениях пишутся в следующем порядке:

• для юридического лица – полное или сокращенное наименование, для физического лица – фамилия, имя, отчество (при наличии);
• потом указывается сам адрес (по принципу «от меньшего к большему»):
  • название улицы, номер дома, номер квартиры;
  • название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
  • название района;
  • название республики, края, области, автономного округа (области);
  • название страны (для международных почтовых отправлений);
  • почтовый индекс.

Таблица 1. Общепринятые распространенные сокращения, которые включаются в адрес

При надписании конвертов / пакетов вручную нужно использовать шариковую ручку с чернилами черного или синего цвета
либо перманентный маркер этих же цветов.

В левом верхнем углу
конверта / пакета указывается адрес и наименование отправителя. В нижнем правом
– получателя. Это правило нельзя нарушать, потому что при автоматической обработке корреспонденции на сортировочных узлах «Почты России» система будет воспринимать эти адреса именно так, даже если на конверте нет фраз-ориентиров «От кого:» и «Кому:».

Обратите внимание: если адресуете корреспонденцию должностному лицу организации,
на конверте необходимо указать наименование только организации (полное или сокращенное)! Информацию о том, что документ адресован конкретному должностному лицу, могут содержать:

• сам пересылаемый документ или адресат сопроводительного письма
• либо другие отметки, но внутри конверта.

Пример 1. Оформление конверта, получателем которого является юридическое лицо

Пример 2. Оформление конверта, получателем которого является юридическое лицо

Пример 3. На конверте уточнения о получателе внутри организации могут быть добавлены в скобках после указания наименования организации

Новгородский государственный

университет имени Ярослава Мудрого

(юридический отдел, Иванову И. И.)

Иначе ваш конверт может идентифицироваться как почтовое отправление для физического лица и не дойти для адресата-организации, он будет долго лежать в почтовом отделении в ожидании своего получателя. Ведь курьер, который приходит за корреспонденцией, имеет доверенность от организации, а не от физического лица Иванова И. И., главного инженера ООО «Рога и копыта», которого вы указали на конверте. Более того, если организация большая, то Иванова И. И. там еще надо будет поискать, поэтому составление сопроводительного письма с подробным адресатом станет оптимальным решением задачи – см. Пример 4. Хотя указание получателя внутри организации на конверте в скобках тоже встречается (как в Примере 3).

Пример 4. Сопроводительное письмо с указанием, кому предназначены пересылаемые документы и что с ними нужно сделать

Пример 5. Адресация документов лично конкретному должностному лицу (редкий случай)

Новгородский государственный

университет имени Ярослава Мудрого

(лично юристу Иванову И. И.)

Пример 6. Порядок указания на конверте данных о получателе-физлице

Иванову Ивану Ивановичу

Старорусский б-р, д. 9, кв. 17

Великий Новгород

Пример 7. Адресация документов в конкретное подразделение (на конверте)

Акционерное общество «Гром»

(в бухгалтерию)

Пример 8. Адресация документов в конкретное подразделение (на сопроводительном письме)

Акционерное общество «Гром»

Если на конверте рядом с адресатом указана пометка «лично»
(как в Примере 5), это означает, что конверт должен быть передан этому человеку в организации лично в запакованном виде. Поэтому сотрудник экспедиции не знает содержимого конверта и не может его зарегистрировать. Такие послания обычно передаются указанным в них работникам через реестр нерегистрируемой корреспонденции. Это сложившаяся практика, а не жесткое правило. Поэтому порядок работы с такими отправлениями организации стоит урегулировать в своем локальном нормативном акте. Профиль у организаций разный, кому-то и письма со взрывоопасным или отравленным содержанием могут направить таким образом, чтобы попытаться добиться вскрытия конверта определенным должностным лицом.

Организацию-получателя нужно обязательно указывать на конверте и в сопроводительном письме. Добавление подразделения или должностного лица в адресат может ускорить доставку им письма внутри организации. Чаще всего имя нужного должностного лица отправитель не знает, поэтому указывают только наименование подразделения. При составлении сопроводительного письма (см. Примеры 4 и на конверте «утяжелять» адрес лишними деталями не надо. Но если вы не вкладываете сопроводительное письмо, то детализацию адресата можно сделать на конверте (см. Пример 7).

Почтовый индекс получателя лучше оформлять специальным «угловатым» шрифтом
(см. «!» в Примере 1), это уменьшает количество ошибок при автоматической сортировке корреспонденции. Индекс можно разместить единожды в зоне получателя (нижнем правом углу, как в Примере 2) либо продублировать (как в Примере 1).

В сортировочных центрах «Почты России» сканеры считывают адрес и индекс с каждого отправления и распределяют по направлениям. Происходит это довольно быстро – обрабатывается порядка 12 писем в секунду. Если проблем со считыванием информации нет, то письмо в общем потоке продолжает свой путь. Если адрес или индекс написан неразборчиво или в них содержатся какие-то ошибки, то сканер отправляет фотографию этого письма на участок видеокодирования. Сотрудники этого отдела непрерывно вручную вбивают индексы с изображений писем. Нужно обладать быстрой реакцией, чтобы успеть разобраться с письмом не более чем за 30 секунд, т.к. именно за это время сортировочная машина делает несколько кругов. Сотрудникам нужно знать индексный диапазон всей России, чтобы разбираться с несоответствием индекса и адреса. Хотя если письмо отправлено «на деревню дедушке», то и эти специалисты с их базами данных не помогут – письмо вернут отправителю.

Индексы специально пишутся на письме угловатыми цифрами, что позволяет технике легко считывать такой формат. Изготовленные типографским способом почтовые конверты содержат образцы написания цифр индекса и специальную форму из тонких пунктирных линий. Стандартное стилизованное написание цифр защищает отправителя от ошибок и облегчает сортировку почты. Цифры разрешается писать любым цветом, кроме зеленых, желтых и красных чернил.

При автоматизации подготовки отправлений (распечатке текста на наклеиваемые этикетки либо напрямую на конверты) актуальным становится использование шрифтов для стилизованного написания почтового индекса.
Они условно-бесплатные, т.е. их можно использовать в личных целях бесплатно, но за коммерческое использование надо платить: Postindex, Pechkin, Zipcode. Такой шрифт сначала необходимо установить на компьютер, после чего он становится доступен на нем в любой программе, которая работает с текстом.

Чтобы письмо дошло адресату максимально быстро, адрес, включая почтовый индекс, должен быть верным. Бывает, что в экспедицию передают документ на отправку с адресом без индекса. Тогда сотруднику экспедиции его нужно выяснить (благо, это сейчас сделать просто при помощи интернета). Стоит даже проверять правильность тех индексов,
которые указаны в адресе (если вы берете их не из справочных данных, которые предоставил сам адресат, например с его сайта или из его письма). Дело в том, что в России порой происходит смена некоторых почтовых индексов на новые, поэтому ошибки в них могут быть как из-за устаревания информации, так и из-за элементарной невнимательности людей – пресловутого человеческого фактора.

В поисковике вы можете набрать «почтовый индекс» и тогда вам на выбор предложат множество сайтов, где можно выяснить почтовый индекс для определенного адреса. Лучше выбрать сайт «Почты России» (см. «2» на Рисунке 1) или следующий за ним – там визуально будет видно больше информации («3»). Сам Яндекс тоже предлагает такой сервис – на Рисунке 1 (см. «1») показан результат его работы.

Рисунок 1. Где можно уточнить почтовый индекс для определенного адреса

Однако хочу отметить, что почтовый индекс получателя-юридического лица может не совпадать с индексом почтового отделения, обслуживающего адрес получателя. Обычно почтовый индекс привязан к почтовому отделению, которое обслуживает конкретный адрес. Но иногда в адресе содержатся такие буквы, как «ГСП»,
и при этом индекс совсем не соответствует тому, что предлагает сайт «Почты России» или другие ресурсы по поиску почтовых индексов по адресу. Дело в том, что в крупных городах некоторые организации обслуживаются не почтовыми отделениями, а специальными структурами «Почты России», которые называются – городская служебная почта (ГСП).
Так что, если видите в адресе предполагаемого получателя эти буквы, не перепроверяйте его индекс в интернете, а используйте тот, что указан у него на бланке документа или в официальном источнике. Иначе ваше письмо может либо потеряться, либо долго лежать в почтовом отделении (в котором ваш адресат не обслуживается) и ждать, когда его перенаправят в ту структуру «Почты России», которая обслуживает адресата.

На международных почтовых отправлениях:

• адрес получателя
  пишется латинскими буквами (допускается его указание и на языке страны назначения) и арабскими цифрами с повторением страны назначения на русском языке;
• адрес отправителя
  пишется на русском языке с повторением страны и города латинскими буквами.

Пример 9. Оформление международного почтового отправления

Виды почтовых отправлений

Простые (нерегистрируемые) отправления
принимаются «Почтой России» без выдачи документов, подтверждающих их получение и отправку. Они вручаются адресату без его расписки в получении. Данный вид отправки используется для документов, потеря которых не повлечет за собой никаких последствий юридического или финансового характера, например поздравительных открыток к праздникам.

Регистрируемое отправление
отличается тем, что при отправке оно получает уникальный штриховой почтовый идентификатор – ШПИ,
который соответствует трек-номеру.
По нему не просто можно отследить продвижение почтового отправления, но при необходимости и получить от почты юридически значимое подтверждение того, что письмо было вручено адресату или его представителю.

ШПИ состоит из 14 символов:

• первые 6 цифр – это индекс почтового предприятия с места приема почтового отправления;
• 7–8 цифры означают порядковый номер месяца печати штрихкодового идентификатора;
• 9–13 цифры – номер почтового отправления;
• 14-я цифра – контрольный разряд.

По трек-номеру можно найти, на какой стадии доставки находится почтовое отправление. Для этого необходимо ввести его на сайте или в приложении «Почты России» (в поисковике набираете, например, «трек-номер для отслеживания», чтобы перейти сразу на нужную страницу сайта «Почты России», на Рисунке 2 показан результат поиска информации по конкретному трек-номеру, сведения располагаются в обратной хронологической последовательности, здесь же можно распечатать отчет). Также можно посмотреть вес почтового отправления, что тоже может помочь при возникновении различных споров между отправителем и получателем.

К регистрируемым почтовым отправлениям, с которыми обычно сталкиваются работники экспедиции, относятся:

• заказные
  письма / бандероли и
• они же, но с добавлением описи вложения
  – тогда отправление будет считаться ценным;
• реже к вышеперечисленному добавляется еще оформление уведомления о вручении
  – получатель распишется и поставит дату получения письма / бандероли / посылки в специальной форме, которая (за счет отправителя) потом будет ему, отправителю, возвращена. Эта бумажная форма стала применяться редко, т.к. теперь факт доставки любого регистрируемого отправления можно отследить на сайте «Почты России» (см. Рисунок 2).

Рисунок 2. Отслеживание доставки по трек-номеру на сайте «Почты России»

Теперь рассмотрим ценное отправление с описью вложения.
Такая опись является юридически значимым документом. Она представляет собой бланк утвержденной формы, который заполняется отправителем для фиксации содержимого отправления, количества и ценности (она обязательно должна быть указана, хотя может быть и чисто символической – хоть 1 рубль за каждый отправляемый документ: дело в том, что чем выше суммарная оценка пересылаемых ценностей, тем выше будет стоимость отправки). См. Пример 10.

Пример 10. Опись вложения (по форме 107 «Почты России»)

Письмо с описью вложения предоставляется на почту незапечатанным – оператор, принимая его, должен убедиться, что содержимое конверта соответствует описи. Она нужна для подтверждения факта получения адресатом конкретных документов.
Без описи будет подтвержден факт вручения заказного отправления конкретному адресату, но это не будет свидетельствовать о том, что в полученной «упаковке» было определенное содержимое. Ведь там могли быть и чистые листы бумаги, и счет-фактура вместо претензии, и любой другой документ. А в описи отправитель может указать реквизиты вложенных документов (наименование вида, дату и номер). Своей подписью и штемпелем (должность редко вписывают) представитель «Почты России» подтверждает, как третье лицо, что в конверте действительно находились те документы, что указаны в описи.

Письмо от бандероли отличается
весом: оба отправления могут выглядеть одинаково – быть запакованы в один и тот же конверт, чуть различающийся толщиной. Если ваше отправление более 100 г,
то это уже считается бандеролью
. Конечно, конверты могут быть разными по материалу, размеру и весу, но обычно вложение в самый простой легкий конверт документов до 20 листов еще позволяет именовать отправление письмом, а если нужно отправить 20 и больше листов А4 формата,
то это уже бандероль. Итак, разница между письмом и бандеролью заключается в весе и связанном с ним почтовом тарифе.

Список внутренних почтовых отправлений (форма 103)

При отправке более 5 почтовых регистрируемых отправлений
необходимо оформить специальный сопроводительный документ – Список внутренних почтовых отправлений (форма 103).
Его бланк можно:

• получить в почтовом отделении либо
• скачать из интернета, а также
• заполнить в специализированных почтовых программах или в личном кабинете на сайте «Почты России».

Его также называют Список для отправки партионных почтовых отправлений.
Партионными именуются почтовые внутренние регистрируемые отправления, отсылаемые в почтовой упаковке организациями в количестве 5 и более штук за 1 раз. Сформированные партионные почтовые отправления сдаются на предприятия связи со Списками по форме 103. В 1 Список включается не более 35 почтовых отправлений 1 вида.

В данной форме может быть добавлена / удалена некоторая информация. И общий вид документа может немного отличаться от формы установленного образца. Например:

• если организация работает с «Почтой России» по договору, то будут добавлены реквизиты: ИНН / КПП, дата и номер договора;
• если в перечень пересылаемых документов не входит почтовое отправление, относящееся к разряду «Президентское», «Правительственное», «Служебное», «Судебное», «Межоператорское», то в графе «разряд» будет стоять фраза «без разряда», а информация об оплате этой категории почтового отправления будет отсутствовать и т.д.

В Примере 11 приведен образец оформления Списка внутренних почтовых отправлений организации, работающей с «Почтой России» по договору на оказание услуг почтовой связи.

Отдельно хотелось бы рассмотреть назначение последнего раздела Списка «Отрывной талон». При использовании Списков партионной почты на бумажном носителе и отсутствии возможности клиента (его уполномоченного представителя) присутствовать во время приема почтовых отправлений и получить оформленные документы на принятую партию непосредственно после приема, допускается передача почтовых отправлений оператору счетом с проверкой целостности упаковки. Клиент (его уполномоченный представитель) и оператор, получивший партию, оформляют отрывной талон, который отделяется от Списка партионной почты и является подтверждением передачи клиентом (его уполномоченным представителем) партии счетом в исправной упаковке.

Пример 11. Список внутренних партионных регистрируемых почтовых отправлений (по форме 103)

Отличие ценного письма от заказного

Почта России предлагает клиентам спектр услуг, которые способствуют скорейшей доставке корреспонденции адресатам без потерь. Среди наиболее популярных видов отправлений выделяют
и
, между которыми есть отличия.

Заказное письмо

Этот тип корреспонденции можно отслеживать при помощи почтового трек-номера, она вручается получателю под подпись. Заказное письмо имеет некоторые ограничения по габаритам: 

• минимальный размер – это евроконверт или бумага формата С6; 
• максимальный – формат бумаги С4, по весу: по России не более 100 г, за рубеж – до 2 кг.

Для пересылки письма отправитель приобретает конверт подходящего формата, указывает на нем адрес получателя, вкладывает письмо. Далее отдает его операционисту почтового отделения для оформления отправки корреспонденции.

Участникам почтового сообщения предоставляются дополнительные услуги. Среди них уведомление о получении письма, авиапересылка и смс-уведомление о доставке его адресату.

Ценное письмо

Этот вид отправления отличается от первого тем, что при отправке указывают его ценность. Необходимость в этом продиктована получением компенсации частично или полностью, если произошла потеря или порча корреспонденции при ее переправке.

В остальном ценные письма идентичны заказным, их также регистрируют в отделении Почты России. Габариты ценных отправлений соответствуют разрешенным габаритам заказных писем. Среди дополнительных опций кроме уведомления о вручении, пересылки авиапочтой и смс-сообщений, клиентам предлагается оформить услугу
и сделать опись вложения. При оформлении наложенного платежа адресат оплачивает указанную отправителем сумму.
дает возможность подтвердить содержимое конверта по списку.

Вам может быть интересно:

Как отправить документы по почте

1. Порядок отправки документов по почте
   
   
2. Какой способ отправки документов самый быстрый
   
   
3. Какой способ отправки документов самый дешевый
   
   
4. Риски и проблемы
   
   

Почтовые услуги продолжают оставаться единственным вариантом доставки важных документов


, например, имеющих статус удостоверяющих личность, налоговых, бухгалтерских, юридических, правовых, а также носящих характер социального, финансового, информационно-технического, организационно-технического, хозяйственного или документационного обеспечения. Зачастую таким образом дублируются ранее отправленные электронные документы и отправляются адресату в бумажном виде с мокрой печатью.

Тип отправления может быть любой – от простого письма до
или даже посылки. Выбирать вариант стоит, исходя из ценности вложенных документов и срочности доставки.

Порядок отправки документов по почте

Алгоритм отправки документов по почте следующий:

1. Выберите почтовую или курьерскую службу: ТОП-10 курьерских служб
   
   
   .
2. Определитесь с типом отправления. Это может быть:
• 
  с уведомлением о вручении;
• 
  ;
• ценное письмо с описью вложения;
• 
  (с объявленной ценностью);
• посылка;
• воспользуйтесь выбором лучшей цены в
  на нашем сайте-агрегаторе курьерских служб TOP Express.
3. Купите бумажный или пластиковый конверт, плотный пакет с защитной пупырчатой пленкой внутри или другую упаковку, способную защитить содержимое от механических повреждений и внешнего воздействия на бумажные носители:
   .
4. Оформите заявку на сайте, заполните сопровождающие бумаги, сделайте опись вложенных документов
   
   
   , укажите данные получателя и отправителя на адресном ярлыке.
5. Если вас устраивает сумма доставки и дополнительных услуг, произведите оплату.
6. Вызовите курьера или лично отнесите письмо в ближайшее почтовое отделение.

Бросать пакет с документами в почтовый ящик не стоит, его нужно передать оператору, чтобы он убедился в том, что вы отправляете именно те вещи, которые указаны в описи, и получить квитанцию, где будет указан трек-номер для отслеживания.

Если вы вызвали курьера, то он обязан проверить содержимое конверта, затем при вас заклеить его и написать расписку о получении отправления.

При оценке вложения можно указать любую сумму. Но помните, что от нее зависит окончательная стоимость услуги. Как правило, к цене доставки добавляется процент об объявленной ценности.

Какой способ отправки документов самый быстрый

Быстрее всего доставляются регистрируемые экспресс-отправления, доставляемые через курьера. Работник курьерской службы EMS забирает экспресс-письмо прямо из дома или офиса и организует его доставку адресату по самому короткому логистическому маршруту:

• На автомобиле, если нужно отправить письмо в пределах одного населенного пункта или региона.
• Самолетом, если отправка осуществляется в другой регион. Курьер лично едет в аэропорт и отправляет пакет с документами ближайшим авиарейсом.

Экспресс-доставка – дорогая услуга, особенно если застраховать вложение, объявив его ценность во время оформления заказа. Максимальная сумма страховки составляет до 50 000 рублей. Но если с письмом что-то случится (хотя риски порчи или утери застрахованных отправлений ничтожны), то вы сможете получить компенсацию.

Для отслеживания отправления в режиме реального времени ему присваивается трек-номер. О вручении экспресс-письма адресату в руки на номер мобильного телефона отправителя приходит СМС-уведомление (услуга актуальна только для отправлений по России).

Какой способ отправки документов самый дешевый

Цена доставки пакета с документами формируется с учетом:

• типа отправления;
• размеров упаковки и веса вложения;
• вида транспорта;
• расстояния от места отправки до пункта назначения;
• удаленности населенного пункта получателя.

Самый недорогой способ доставки – наземным транспортом.

Стоимость почтовых услуг Почты России составляет от 30 рублей за обычное и от 200 до 300 рублей – за заказное. Срок доставки зависит от дальности маршрута.

Минимальная цена экспресс-доставки (на следующий день) у большинства курьерских служб стартует от 600 рублей.

Риски и проблемы

Пересылать документы можно любой почтовой службой, включая Почту России, но при этом следует помнить, что есть и риски повреждения вложенных документов или даже утери отправления.

Главные минусы отправки простым письмом:

• помятый пакет и его содержимое;
• вскрытое или украденное письмо;
• сбой в логистике, нарушение сроков и задержка отправления.

Если нужно, чтобы письмо попало адресату в руки к определенному дню, то лучше не рисковать, обратиться в курьерскую службу и заказать экспресс-доставку у проверенных компаний.

Чтобы потом не жалеть, рекомендуем:

• Обязательно сделать опись вложения. Это снизит вероятность кражи или, в крайнем случае, позволит доказать факт ее совершения.
• Объявить ценность письма (услуга платная, но она дает гарантию сохранности вложенных документов).
• Не отправлять простым письмом ценные документы (паспорта, трудовые книжки, военные билеты, платежные карты, водительские удостоверения и т.д.). Лучше пересылать такие вещи бандеролью с объявленной ценностью или заказным письмом с уведомлением о вручении.

По почте можно отправлять любые бумажные документы, фотографии и пластиковые карты. Единственное условие – вес пакета не должен превышать 100 грамм.

Запрещено пересылать по России агитирующие материалы, брошюры и книги экстремистского содержания.

На нашем сайте-агрегаторе TOP Express


собраны проверенные службы, которые осуществляют экспресс-доставку в любой регион России. Воспользуйтесь онлайн-калькулятором расчета стоимости доставки документов и выберите подходящий для себя по цене и срокам вариант в несколько кликов. Предложение актуально только для юридических лиц.

Вам может быть интересно:

Как отправить посылку через СДЭК

Как отправить ценную посылку

Доставка Деловыми Линиями

Отправить ценное письмо с описью вложения

В почтовой сфере есть разные типы отправлений, которые применяются в разных случаях. Некоторые не понимают, чем ценное письмо отличается от других типов посланий, но иногда именно его нужно использовать для пересылки документации. Поэтому нужно разобраться, как правильно отправить ценное письмо с полной описью вложения, поскольку это позволит обратиться с претензией при потере отправления и даже возместить нанесенный ущерб.

Чем отличается ценное письмо от других писем

Данный тип послания схож с заказным, поскольку тоже проходит через сотрудников почты, а не специальный ящик, оплачивается по отдельным тарифам и нуждается во вручении непосредственно адресату. Но ценный тип письма застрахован от потери или нарушения целостности, поскольку проводится полная опись всего содержимого, которое находится в конверте или посылке. Кроме того, данное отправление оценивается в определенном размере, и при потере почта будет обязана возместить установленную цену.

В рамках почтового отправления оформлять опись будут на отдельном бланке, причем сотрудник почты контролирует процесс заполнения и подтверждает правильность описи печатью отделения. Сам отправитель указывает оценочную стоимость всей посылки и ее отдельных элементов, совершенно неважно, сколько на самом деле стоят вложенные документы и предметы, в случае утери возместят именно указанную сумму. Вместе с тем, стоимость отправки ценного письма больше, чем заказного или любого другого, поскольку страховые суммы также включаются в цену, зато таким образом клиент может защититься от безответственной работы почты.

Обязательно ли наличие описи для ценного письма

Опись сделанных вложений – это один из основных атрибутов ценного письма, но при этом составляется такой вкладыш только по желанию отправителя. В этом случае страхуется только сама посылка, и будет действовать защита только на случай утери. Если опись не нужна, и почтой пересылаются стандартные документы, не несущие отдельной ценности, можно воспользоваться заказным вариантом отправления. В нем нет перечня вложений, но уведомление о доставке корреспонденции также заполняется получателем.

Простое письмо для пересылки документации применять нежелательно, поскольку оно не имеет трек-кода, и отслеживание такого отправления будет невозможным. Кроме того, почта менее аккуратна в обращении со стандартными письмами, а вероятность утери или критического повреждения в случае с ними гораздо выше. Не исключено, что идти оно тоже будет дольше, поскольку отследить его стороны не смогут, как и обратиться на почту с претензией.

Оформить отправку ценного письма

Оформление ценного письма начинается с подготовки всех документов, которые будут содержаться в нем, далее приобретается конверт и необходимое количество марок, его нужно уточнить у сотрудников почтового отделения. Далее на конверте пишется адресат, включая его адрес и индекс, а у тех же работников можно узнать номер почтового отделения в городе доставки. На внешней стороне пишут объявленную стоимость, от которой будет взята комиссия за страхование, это важно, поскольку не все знают, что писать на конверте.

Далее сотрудник почты взвешивает письмо, в него вкладывается опись содержимого, сделанная по форме 107, а ее бланки можно найти в любом отделении почты. Всегда должно составляться два экземпляра, один из которых остается у отправителя. Порядок заполнения описи такой:

• в бланке нужно написать адрес получателя;
• отдельные поля заполняются названием содержимого, а также количеством документов или конкретных предметов;
• в графе с объявленной ценностью прописывается цена каждого из элементов и стоимость посылки в целом, причем указываться они должны с точностью до копеек.

Нужно следить, чтобы оба варианта описи совпадали, ведь если сотрудник обнаружит разногласия, он попросит снова писать документ. Ответственный работник также имеет право проверить, действительно ли в конверте или коробке лежат именно те наименования, которые были указаны отправителем. Если все верно, то ставятся подписи обоих сторон, а также проставляется штамп на самом бланке. Один из них закладывается в конверт, который затем запечатывается, а второй забирает отправитель вместе с чеком. Только тогда сотрудник сможет отправить ценное письмо с описью вложения, а отследить его можно по номеру, который наносится на конверт и указывается в чеке об оплате.

Важно! Также необходимо заранее сообщить о необходимости получить уведомление о прибытии письма, тогда заполняется еще один бланк. И после того, как адресат заберет конверт, бумага с его подписью вернется отправителю, засвидетельствовав выполнение миссии почты.

Отправка ценного письма с описью и уведомлением

У процедуры оформления ценного письма есть свои нюансы:

• в описи не должно быть исправлений, при этом ксерокопии этого документа не могут использоваться, и оба экземпляра должны заполняться вручную;
• если в конверте отправляется несколько менее важных документов и устанавливать их стоимость не нужно, то указать их в перечне нужно, но в графе стоимости ставится прочерк;
• не стоит устанавливать большую ценность, поскольку это значительно повлияет на размер оплаты почтовых услуг.