как отозвать заявление работника телеграммой в период самоизоляции

При организации осмотра для проведения независимой экспертизы или оценки имущества, необходимо произвести письменное уведомление всех заинтересованных сторон. Существует определенный порядок вызова сторон, который необходимо соблюсти. Данный раздел посвящен разъяснению вопросов связанных с отправлением телеграмм и приглашением сторон на проводимый осмотр.

Текст телеграммы

Отправление телеграммы – очень важный юридический момент в вопросе проведения оценки ущерба. Согласно действующего законодательства, при проведении независимой оценки ущерба, Вы обязаны вызвать на осмотр оцениваемого имущества все заинтересованные стороны. В противном случае, при возникновении каких либо разногласий с ответчиком (в том случае если разбирательства с ответчиком или его страховой компанией будут происходить в суде), виновник может заявить, что он не был уведомлен о проведении независимой экспертизы, и суд признает произведенную экспертизу не действительной. И вынесет решение о необходимости проведения повторной экспертизы с вызовом всех заинтересованных сторон.

Заинтересованные стороны могут не явиться на осмотр, это их право, но уведомить их о дате, месте и времени проведения осмотра Вы обязаны. В оговоренный день, по указанному адресу, в назначенное время Вы предоставляете оцениваемое имущество (автомобиль или квартиру) на осмотр. На возможное опоздание второй стороне дается пол часа, и спустя это время эксперт оценщик в Вашем присутствии производит осмотр.

Кому необходимо отправлять телеграмму?

Телеграммы необходимо оправить всем заинтересованным сторонам. А именно:

Как необходимо отправлять телеграмму?

Все телеграммы необходимо отправить с уведомлением о вручении. Для этого при отправлении телеграммы необходимо сообщить работнику почты, что Вам необходимо уведомление о вручении на каждую отправляемую Вами телеграмму. Работник почты должен будет уточнить у Вас адрес доставки уведомления. Советуем Вам указать удобный для Вас адрес, например, домой или на работу.

После того как телеграмма будет доставлена, на адрес, который Вы указали на почте, почтальон принесет заказанное уведомление. В уведомлении содержится информация о том куда была доставлена телеграмма а также, кому была вручена телеграмма.

Может возникнуть такая ситуация, что в уведомлении будет написано, что телеграмма виновнику не доставлена в силу неверно указанного адреса, а адрес подачи телеграммы совпадает с адресом виновника указанного в справке ГИБДД, или же что данный человек не проживает по данному адресу. Не переживайте по данному поводу, ничего страшного не произошло. По законодательству Вы обязаны уведомить виновника, и Вы как добропорядочный гражданин сделали все возможное для того, чтобы это сделать, но в силу того, что виновник указал не верный адрес, у Вас не получилось этого сделать. Главное, что у Вас будут на руках документы, подтверждающие то, что Вы пытались вызвать виновника.

Также на почте необходимо сделать заверенную копию телеграммы. Для этого вы можете либо принести сразу все отправляемые Вами телеграммы в двух экземплярах, либо сделать копию прямо на почте. После этого на одном из экземпляров телеграммы ставится штамп данного почтового отделения и возвращается Вам. Это делается для того, чтобы виновник не мог потом заявить, что ему приходила телеграмма от Вас, но имеющая совсем иное содержание.

Когда необходимо отправлять телеграмму?

Телеграммы виновнику, страховой компании, а также всем остальным заинтересованным лицам отправляются не позднее, чем за 3 рабочих дня, до оговоренного дня осмотра автомобиля, если адресат проживает с Вами в одном регионе (Москва-Москва) и за 5 рабочих дней если он проживает в ином регионе (Москва-МО). Телеграммы отправляются за указанный период времени, не учитывая дня осмотра и дня уведомления.

При организации осмотра для проведения независимой экспертизы или оценки имущества, необходимо произвести письменное уведомление всех заинтересованных сторон. Существует определенный порядок вызова сторон, который необходимо соблюсти. Данный раздел посвящен разъяснению вопросов связанных с отправлением телеграмм и приглашением сторон на проводимый осмотр.

Куда, кому: Иванову Ивану Петровичу, 295000, Республика Крым, г. Симферополь, ул. Ленина, д. 1, кв. 1.

Просим Вас или Вашего представителя прибыть на осмотр аварийного автомобиля марки Тойота Камри,  регистрационной номер Е123КХ197, по адресу: Крым, г. Симферополь, ул. Шполянской, д. 7/9, Лит. Б.Осмотр состоится 10.01.2023 г., в 15:00. Тел. +7(978)727-58-57. В случае неявки, акт осмотра будет составлен без Вашего участия.

Куда, кому: Руководителю ООО «СК», 295000, Республика Крым, г. Симферополь, ул. Ленина, д. 1.

Просим Вас направить Вашего представителя на осмотр аварийного автомобиля марки Тойота Камри,  регистрационной номер Е123КХ197, полис страхователя: ВВВ 1234554321, по адресу: Республика Крым, г. Симферополь, ул. Шполянской, д. 7/9, Лит. Б.Осмотр состоится 10.01.2023 г., в 15:00. Тел. +7(978)727-58-57. В случае неявки, акт осмотра будет составлен без Вашего участия.

Зачем необходимо отправлять телеграмму?

Отправление телеграммы – очень важный юридический момент в вопросе проведения оценки ущерба. Согласно действующего законодательства, при проведении независимой оценки ущерба, Вы обязаны вызвать на осмотр оцениваемого имущества все заинтересованные стороны. В противном случае, при возникновении каких-либо разногласий с ответчиком (в том случае если разбирательства с ответчиком или его страховой компанией будут происходить в суде), виновник может заявить, что он не был уведомлен о проведении независимой экспертизы, и суд признает произведенную экспертизу не действительной. И вынесет решение о необходимости проведения повторной экспертизы с вызовом всех заинтересованных сторон.

Заинтересованные стороны могут не явиться на осмотр, это их право, но уведомить их о дате, месте и времени проведения осмотра Вы обязаны. В оговоренный день, по указанному адресу, в назначенное время Вы предоставляете автомобиль в чистом виде на осмотр. На возможное опоздание второй стороне дается 15 минут, и спустя это время эксперт-техник в Вашем присутствии производит осмотр автомобиля.

После того как телеграмма будет доставлена, на адрес, который Вы указали на почте, почтальон принесет заказанное уведомление. В уведомлении содержится информация о том куда была доставлена телеграмма, а также кому была вручена телеграмма.

Может возникнуть такая ситуация, что в уведомлении будет написано, что телеграмма виновнику не доставлена в силу неверно указанного адреса, а адрес подачи телеграммы совпадает с адресом виновника указанного в справке ГИБДД, или же что данный человек не проживает по данному адресу. Не переживайте по данному поводу, ничего страшного не произошло. По законодательству Вы обязаны уведомить виновника, и Вы как добропорядочный гражданин сделали всё возможное для того, чтобы это сделать, но в силу того, что виновник указал не верный адрес, у Вас не получилось этого сделать. Главное, что у Вас будут на руках документы, подтверждающие то, что Вы пытались вызвать виновника.

Также необходимо сделать заверенную копию телеграммы. Это делается для того, чтобы виновник не мог потом заявить, что ему приходила телеграмма от Вас, но имеющая совсем иное содержание.

Телеграммы виновнику, страховой компании, а также всем остальным заинтересованным лицам отправляются не позднее, чем за 3 рабочих дня, до оговоренного дня осмотра автомобиля, если адресат проживает с Вами в одном регионе, и за 5 рабочих дней если он проживает в ином регионе. Телеграммы отправляются за указанный период времени, не учитывая дня осмотра и дня отправки уведомления.

Вы планируете произвести оценку ущерба во вторник на следующей неделе, и ваш ответчик проживает в вашем регионе. Для этого вам необходимо отправить телеграмму не позднее среды текущей недели.

Работодатели оформляют для передачи работникам массу кадровых документов. В большинстве случаев их удается вручить лично, но не всегда. Тогда приходится прибегать к посреднику – ​почте.

С 1 сентября обновлены правила оказания услуг почтовой связи. Теперь для того, чтобы отправить заказное письмо, бандероль или посылку, потребуется пройти идентификацию. То есть предъявить документ, удостоверяющий личность (Приказ Минцифры России от 17.04.2023 № 382).

Даже электронный документооборот не избавляет полностью работодателя от бумажных хлопот, ведь часть документов по-прежнему должны быть подписаны сотрудником на бумаге.

Электронный документооборот в сфере трудовых отношений не применяется в отношении трудовых книжек и формируемых в соответствии с трудовым законодательством в электронном виде сведений о трудовой деятельности работников, акта о несчастном случае на производстве по установленной форме, приказа (распоряжения) об увольнении работника, документов, подтверждающих прохождение работником инструктажей по охране труда, в том числе лично подписываемых работником (ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ).

Отправка документа почтой: обязанность или право? В ряде случаев ТК РФ прямо указывает на обязанность работодателя направлять работникам документы, а не вручать их лично.

Пересылаем трудовую книжку

Самый распространенный случай – ​невозможность выдать работнику трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности СТД-Р в день увольнения, потому что работник отсутствует или отказывается получать документ (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ).

Тогда работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте (соответственно, после поступления от работника просьбы о пересылке работодатель отправляет почтой и саму трудовую книжку).

Если же работник отказался от ведения бумажной трудовой книжки (или она изначально на него не велась), то работодатель отправляет СТД-Р почтой (без уведомлений и согласий).

Общаемся с «удаленщиком»

Иногда работодатель обязан прибегать к почтовой пересылке при взаимоотношениях с дистанционными работниками:

– направить такому работнику по его просьбе оформленный надлежащим образом экземпляр трудового договора или дополнительного соглашения к трудовому договору на бумажном носителе, если договор или соглашение заключалось путем обмена электронными документами, но не в рамках электронного документооборота в соответствии со ст. 22.1–22.3 ТК РФ (ч. 2 ст. 312.2 ТК РФ);

– отправить заверенные надлежащим образом копии документов, связанных с работой, если в своем заявлении работник изъявил желание получить их на бумажном носителе (ч. 7 ст. 312.3 ТК РФ);

– при увольнении дистанционного работника направить заверенную надлежащим образом копию приказа (распоряжения) о прекращении трудового договора (увольнении), если работника ознакомили с указанным приказом не лично, а в форме электронного документа (ч. 3 ст. 312.8 ТК РФ).

Акт о ЧП на производстве

Также работодатель задействует почту при невозможности личной передачи акта о несчастном случае на производстве пострадавшему (его законному представителю или иному доверенному лицу, ч. 6 ст. 230 ТК РФ ).

В данной норме используется формулировка «вправе направить». Однако стоит учитывать общую обязанность по выдаче экземпляра акта о несчастном случае на производстве. И в таком контексте это читается больше как разрешение использовать услуги почты, а не как свободу выбора: «Хочу – ​направлю, не хочу – ​не направляю».

«Добрый день. Вас уволены»

И раз уж ТК РФ допускает общение с работником посредством почты, работодатели используют почтовую переписку и в других случаях, когда личная передача документов затруднительна, а работодатель обязан их вручить.

Подчеркнем, что это будет добровольной инициативой работодателя. Чаще всего это касается разнообразных уведомлений и предложений работникам.

Например, о предстоящем увольнении в связи с сокращением численности или штата работников организации работодатель обязан предупредить работника персонально и под подпись не менее чем за 2 месяца до увольнения, а также предложить работнику другую имеющуюся работу (вакантную должность), если таковая имеется (ст. 180 ТК РФ).

Бывает так, что сокращаемый работник отказывается даже в руки брать уведомление. Тогда текст документа зачитывают ему вслух при свидетелях, о чем составляют акт, и дополнительно направляют экземпляр уведомления почтой.

Или возможна ситуация, когда работник во время «запуска» процедуры сокращения находится на больничном или в отпуске.

Тогда тоже одним из выходов будет отправка уведомления и/или предложения вакансий по почте.

Пример. Судебная практика

Сокращаемая работница больше года провела на больничном. Все это время работодатель направлял ей перечни вакантных должностей почтой.

После выздоровления ей вновь предложили вакансии, согласия на перевод работница не выразила, и ее уволили.

Суд нарушений в процедуре не усмотрел (определение Второго кассационного суда общей юрисдикции от 05.04.2022 № 88-8497/2022).

Ищем «пропавшего»

Еще один распространенный случай – ​работник внезапно перестал приходить на работу, на звонки и сообщения не отвечает. Тогда ему направляется письмо с требованием предоставить письменное объяснение о причинах отсутствия.

Тем самым работодатель не только интересуется судьбой работника, но и закладывает фундамент для возможного увольнения за прогул.

Согласно ч. 1 и 2 ст. 193 ТК РФ, одно из обязательных условий при наложении дисциплинарного взыскания – ​затребование от работника письменного объяснения. Если по истечении 2 рабочих дней указанное объяснение работником не предоставлено, то составляется соответствующий акт. При этом молчание работника (непредоставление объяснения) не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания.

Сроки и даты

Важно учитывать следующее.

Если нормами прямо предусмотрена обязанность направить работнику что-либо почтой, тогда она считается исполненной с даты отправки письма.

А вот когда работодатель использует почтовые услуги по своей инициативе, отсчет начнется с даты получения работником корреспонденции (при условии, что другие способы довести информацию не задействованы).

Например, организация находится в стадии ликвидации, все сотрудники на рабочих местах предупреждены лично под подпись, а декретнице направили уведомление почтой.

Двухмесячный срок предупреждения «запустится» со дня получения ею письма (если она его вообще получит)

Работодатель заинтересован не затягивать с увольнением? Тогда и на дом к работнице с уведомлением можно съездить (вручить лично), и вместо письма отправить телеграмму (она доставляется оперативней), и т. д.

Суд восстановил работника, уволенного в связи с ликвидацией организации, т. к. не были соблюдены сроки предупреждения. Работодатель отправил работнику уведомление от 10 октября об увольнении 10 декабря. Работник получил письмо 26 октября.

Больше никаких доказательств извещения этого сотрудника у работодателя не оказалось. Поэтому увольнение в назначенную дату (10 декабря) было признано незаконным (определение Третьего кассационного суда общей юрисдикции от 16.02.2022 по делу № 88-1425/2022).

В другом деле работник получил письмо с уведомлением об увольнении в связи с ликвидацией 5 октября, а 1 декабря трудовые отношения были прекращены. Однако суд не увидел нарушений: 30 сентября работодатель пытался уведомить работника лично, но в связи с отказом уведомление зачитали вслух, составили акт и в тот же день направили уведомление почтой (определение Первого кассационного суда общей юрисдикции от 10.10.2022 по делу № 88-21252/2022).

Пересылка копий документов

О пересылке почтой приходится задумываться и при запросе работником документов, связанных с работой, их копий.

Статья 62 ТК РФ устанавливает не только обязанность работодателя выдавать такие документы по письменному заявлению работника, но и срок исполнения – ​не позднее 3 рабочих дней со дня подачи такого заявления.

А если работник за ними так и не пришел и на рабочем месте его нет? На практике поступают по-разному. Кто-то направляет уведомление о готовности документов к выдаче с просьбой явиться за получением или дать согласие на их отправку почтой.

Другие сразу отправляют запрошенные документы, что более соответствует обязанности их выдать.

Если же работник в заявлении прямо указывает, что желает получить копии документов по почте, тогда отправка письма становится тем более обязательной.

Для многих работодателей вопрос о том, зачем тратить время и деньги на почтовую переписку с работником в ситуациях, когда она необязательна, даже не возникает.

Ведь такие действия в случае споров с работниками или претензий со стороны проверяющих подтвердят, что работодатель принял все меры для соблюдения норм трудового законодательства и прав сотрудников.

Но с данной задачей справится не всякое отправленное письмо.

Виды писем и дополнительные опции к ним

В Правилах оказания услуг почтовой связи, утв. приказом Минцифры России от 17.04.2023 № 3824 (далее – ​Правила), мы найдем и классификацию почтовых отправлений, и виды дополнительных услуг.

Разделение на письма, бандероли, посылки и т. д. наверняка вам знакомо. Но, прежде всего, почтовые отправления подразделяются на простые и регистрируемые (п. 8 Правил):

– простые почтовые отправления принимаются от отправителя без выдачи ему квитанции и доставляются (вручаются) адресату (его уполномоченному представителю) без подтверждения факта получения;

– регистрируемые почтовые отправления, наоборот, оставляют «документальный след» на каждом этапе пересылки. Отправителю выдается квитанция, отправлению присваивается уникальный номер, получение корреспонденции адресатом фиксируется на почтовом отделении.

В свою очередь, регистрируемые почтовые отправления бывают:

– заказные, в том числе пересылаемые в форме электронного документа;

– обыкновенные – эта категория для посылок и почтовых контейнеров;

– с объявленной ценностью, где почтовое отправление принимается оператором почтовой связи от отправителя с оценкой стоимости вложения, определяемой отправителем.

Письма же могут быть:

– простые, в том числе пересылаемые в форме электронного документа;

– с объявленной ценностью (подп. «б» п. 9 Правил).

Теперь пару слов о дополнительных услугах.

1). Отправитель может поручить оператору почтовой связи сообщить ему или указанному им лицу, когда и кому вручено почтовое отправление.

Как мы уже сказали, факт получения любого регистрируемого отправления фиксируется, но эта информация остается в почтовом отделении. Чтобы отправитель тоже знал, к кому попало письмо, он может отправить его с уведомлением о вручении.

Уведомление вернется к отправителю с «живой» подписью получателя и датой вручения. Эта услуга доступна для любого регистрируемого почтового отправления.

2). Еще одна опция – ​пересылка почтового отправления с описью вложения. В данном документе указывается содержимое письма, количество и стоимость каждого предмета.

Опись составляется в 2 экземплярах, заверяется подписями отправителя и почтового работника после сверки вложений, проставляется оттиск календарного почтового штемпеля. Один экземпляр описи остается на руках отправителя, второй вкладывается в письмо для адресата.

Опись вложений предусмотрена только для отправлений с объявленной ценностью.

Какой вид письма выбрать работодателю?

Вернемся к трудовому законодательству. Для ряда случаев ТК РФ закрепил порядок направления документов.

Так, заказным письмом с уведомлением необходимо отправить:

– сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ);

– заверенные копии документов, связанных с работой, для дистанционных работников (ч. 7 ст. 312.3 ТК РФ), в том числе копию приказа (распоряжения) о прекращении трудового договора (ч. 3 ст. 312.8 ТК РФ).

Отправка документа простым письмом или заказным, но без уведомления о вручении, в данных случаях однозначно будет нарушением.

А вот акт о несчастном случае на производстве ч. 6 ст. 230 ТК РФ предлагает пересылать «заказным письмом с уведомлением о вручении лично адресату и описью вложения».

Как вы теперь понимаете, это невыполнимо, т. к. для заказных писем опись вложений не составляется.

Самый безопасный для работодателя вариант – ​во всех случаях отправлять письма с объявленной ценностью с оформлением описи вложений и уведомлением о вручении. В этом случае вы сможете не только подтвердить факт отправки квитанцией, но и доказать, какой именно документ был в конверте, а также получить письменное подтверждение, что письмо получено адресатом.

Даже если законом предусмотрен вариант с заказным письмом, то замена его на ценное полностью соответствует духу закона: обе разновидности писем являются регистрируемыми.

Плюс опись вложений в ценное письмо даже улучшает положение работника, т. к. он тоже имеет документальное доказательство состава полученных документов.

Работодатель утверждал, что направил работнику уведомление о явке за трудовой книжкой вместе с ответом на запрос по заявлению об отпуске. В подтверждение он представил в том числе опись вложений.

Суд не принял это в качестве доказательства: ссылка на уведомление о явке за трудовой книжкой была написана в описи от руки, а в экземпляре работника такая дописка отсутствовала (апелляционное определение от 10.02.2020 № 33-999/2020).

Особенно важна опись, когда работнику направляются сразу несколько документов.

Определить по весу письма точное количество листов вложения невозможно: в расчет берется и вес упаковки, а конверты сами по себе бывают разные.

Составлять опись следует максимально подробно. Если это справка о заработке, то пишите, по какой форме она составлена и за какой период. Отправляете трудовую книжку? Укажите в описи ее серию и номер, в том числе сведения о вкладыше (при наличии).

Некоторые считают излишним оформлять уведомление о вручении, когда оно не обязательно в силу закона. Да, проверить получение письма можно по идентификационному номеру отправления на сайте «Почты России». Да, почтовые работники не имеют права выдавать письмо постороннему человеку, а только лишь адресату или его законному представителю. Но доказательства лишними не бывают, особенно если вы отправили документ, который должны вручать работнику именно под подпись.

На какой адрес направлять документы?

Когда работодателю известен один-единственный адрес работника, проблема выбора отсутствует.

При этом учитываем следующее. В случае с трудовой книжкой работодатель направляет ее по адресу, указанному работником в соответствующем заявлении (согласии).

Даже если переписка с работником ведется по адресу его места жительства, конкретный адрес все равно должен прозвучать в согласии на пересылку.

К работодателю поступило заявление о выдаче документов (копий документов) с просьбой об отправке на определенный адрес? Тогда тоже следуем воле работника.

А вот как быть, если работодателю известны несколько адресов работника? Опять же, самый надежный вариант – ​направить письма на каждый из них.

Некоторые работодатели предусмотрительно согласовывают с работником адрес для направления почтовой корреспонденции: включают это в условия трудового договора или прописывают в отдельном соглашении. Либо просто получают от работника заявление с просьбой использовать определенный почтовый адрес.

Это все допустимо. Но в спорных ситуациях, когда есть вероятность развития конфликта, лучше подстраховаться и направить письма по всем известным адресам.

Как долго хранить документы об отправке?

Итак, письмо работнику отправлено, специалист отдела кадров либо иной сотрудник, в чьи обязанности входит отправка корреспонденции, возвращается из почтового отделения с квитанцией об отправке и экземпляром описи вложений.

Спустя неделю-другую получаем и уведомление о вручении письма работнику. Где хранить эти документы?

Квитанция об отправке одновременно является чеком об оплате почтовых услуг.

Простые и заказные отправления можно оплатить марками, и в этом случае квитанция носит только информационный характер (марки «пробивают» отдельным чеком).

А вот письмо с объявленной ценностью, услугу по пересылке уведомления о вручении и иные услуги можно оплатить только денежными средствами в наличной или безналичной форме, п. 21 Правил. Поэтому квитанцию об отправке письма прикрепляют к авансовому отчету, который затем хранится в бухгалтерии.

Опись вложений и уведомление о вручении «денежными» документами не являются, поэтому бухгалтерии они не нужны.

Место их хранения решается каждым работодателем самостоятельно.

Чаще всего они прикладываются к экземпляру исходящего документа, который остался у работодателя.

Если работнику отправляется уникальный документ (например, трудовая книжка) или несколько документов, то лучше составить сопроводительное письмо. К своему экземпляру письма и будут «подколоты» опись и уведомление.

Некоторые кадровики и бухгалтеры оставляют себе копии документов об отправке, на которых помечают место хранения оригиналов. А то и вовсе ведут свой собственный учет исходящих документов, отдельный от общего документооборота предприятия. Соответственно, описи и уведомления остаются «под своим крылом».

Еще один вариант – ​хранение почтовых документов (оригиналы уведомления о вручении и описи вложений, а также копии квитанции об отправке) в личном деле работника, если работодатель их ведет.

Главное, чтобы все эти документы при необходимости можно было легко найти.

Срок хранения почтовых документов будет зависеть от того, в каком деле они находятся.

Авансовый отчет сохранится в бухгалтерии минимум 5 лет . Для первичных учетных документов и связанных с ними оправдательных документов, в т. ч. авансовых отчетов, установлен срок хранения 5 лет при условии проведения проверки, а при возникновении споров, разногласий – ​до принятия решения по делу (ст. 277 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 (далее – ​Перечень)). Свои правила есть и в Налоговом кодексе РФ. Так, если был перенос убытков на будущее, налогоплательщик обязан хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков (ст. 283 НК РФ). Тогда срок хранения может составить до 10 лет.

Уведомления работников хранятся 3 года, личные дела – ​50 лет6 . Однако стоит учитывать важность отправленного документа и риск возникновения споров с работником.

Отправили почтой уведомление о приближающемся ежегодном отпуске, потом работник его отгулял? Прекрасно – ​почтовые документы можно со спокойной душой уничтожить через 3 года вместе с уведомлением.

А вот документы, подтверждающие отправку уведомления о трудовой книжке, самой трудовой книжки, копий приказов об увольнении, сведений о трудовой деятельности, есть смысл сохранять и дольше. Вдруг работник забудет, что все получил, и решит посудиться с работодателем лет через 5? Тогда почтовые документы очень выручат.

Напомним, что согласно ч. 1 ст. 392 ТК РФ работник имеет право обратиться в суд за разрешением индивидуального трудового спора в течение 3 месяцев со дня, когда он узнал или должен был узнать о нарушении своего права, а по спорам об увольнении – ​в течение 1 месяца со дня вручения ему копии приказа об увольнении либо со дня выдачи трудовой книжки или со дня предоставления работнику в связи с его увольнением сведений о трудовой деятельности у работодателя по последнему месту работы.

Но если допущенное работодателем нарушение трудовых прав носит длящийся характер, исковые требования могут быть предъявлены работником в течение всего срока неисполнения работодателем своей обязанности. Это уже наставления Верховного Суда РФ (Пункт 13 Обзора судебной практики Верховного Суда Российской Федерации № 1 (2020), утв. Президиумом Верховного Суда РФ 10.06.2020).

Не всегда письма доходят до получателя. Отправление может вернуться обратно, например если адресат отказался от его получения или отсутствует по указанному адресу. Более распространенная причина возврата – ​истечение срока хранения.

По общему правилу, письменная корреспонденция хранится на почтовом отделении 30 календарных дней. Если адресат так и не явится, то заказное или ценное письмо возвращается отправителю.

Целесообразно получать возвратные письма (хотя это не бесплатно), особенно если речь идет о письме с трудовой книжкой. С момента пересылки трудовой книжки по адресу, указанному работником в соответствующем заявлении, работодатель, конечно же, не обязан отслеживать ее судьбу.

Ответственность за своевременное получение корреспонденции лежит на адресате. Но вот по-человечески лучше получить возвращенную книжку и повторно связаться с работником еще раз. Иначе после временного хранения (6 месяцев со дня передачи в число невостребованных почтовых отправлений) письмо будет уничтожено.

Плюс нельзя исключать и собственные ошибки. Случалось, что фамилию адресата перепутали или номер дома или квартиры указали неправильный – ​все бывает.

В этом случае обязанность по отправке документа работнику нельзя считать исполненной.

Пример Судебная практика

Работодатель из-за одной опечатки получил штраф от ГИТ в размере 30 000 рублей: секретарь ошиблась в номере дома, письмо с трудовой книжкой вернулось отправителю и только потом было направлено по верному адресу. Суд оставил постановление ГИТ в силе (решение Ленинского районного суда г. Чебоксары Чувашской Республики от 18.09.2020 по делу № 12-624/2020).

Если работник заинтересован в получении письма (он сам просил направить в его адрес какие-либо документы), можно ему сообщить номер отправления.

Тогда он при желании отследит передвижение и заберет его на почтовом отделении даже без извещения.

Если же работникам отправляются какие-то неприятные для них документы (например, требование о предоставлении письменного объяснения по возможному проступку или уведомление о грядущем увольнении), работодатели иногда хранят это в тайне, чтобы сотрудники узнали неприятные новости только после вскрытия конвертов.

Тут уже каждый решает для себя, как поступать предпочтительнее в той или иной ситуации.

1.1. Настоящая Политика конфиденциальности в отношении обработки персональных данных пользователей сайта https://www.dvitex.ru/ (далее – Политика конфиденциальности) разработана и применяется в ООО Юридическая фирма «Двитекс», ОГРН 1107746800490, г. Москва, пер. Голутвинский 1-й, дом 3-5, оф 4-1 (далее – Оператор) в соответствии с пп. 2 ч. 1 ст. 18.1 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее по тексту – Закон о персональных данных).

1.2. Настоящая Политика конфиденциальности определяет политику Оператора в отношении обработки персональных данных, принятых на обработку, порядок и условия осуществления обработки персональных данных физических лиц, передавших свои персональные данные для обработки Оператору (далее – субъекты персональных данных) с использованием и без использования средств автоматизации, устанавливает процедуры, направленные на предотвращение нарушений законодательства Российской Федерации, устранение последствий таких нарушений, связанных с обработкой персональных данных.

1.3. Политика конфиденциальности разработана с целью обеспечения защиты прав и свобод субъектов персональных данных при обработке их персональных данных, а также с целью установления ответственности должностных лиц Оператора, имеющих доступ к персональным данным субъектов персональных данных, за невыполнение требований и норм, регулирующих обработку персональных данных.

1.4. Персональные данные Субъекта персональных данных – это любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу.

1.5. Оператор осуществляет обработку следующих персональных данных Пользователей:

1.6. Оператор осуществляет обработку персональных данных Субъектов персональных данных в следующих целях:

1.7. Оператор осуществляет обработку персональных данных субъектов персональных данных посредством совершения любого действия (операции) или совокупности действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств, включая следующие:

2. П РИНЦИПЫ ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

2.1. При обработке персональных данных Оператор руководствуется следующими принципами:

2.2. Обработка персональных данных Оператором осуществляется с соблюдением принципов и правил, предусмотренных:

3. П ОЛУЧЕНИЕ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ.

3.1. Персональные данные субъектов персональных данных получаются Оператором:

3.2. Оператор получает и начинает обработку персональных данных Субъекта с момента получения его согласия.

3.3. Согласие на обработку персональных данных дается субъектом персональных данных с момента начала использования сайта, в том числе, путем проставления отметок в графах «Я согласен на обработку персональных данных, с условиями и содержанием политики конфиденциальности», посредством совершения субъектом персональных данных конклюдентных действий.

3.4. Субъект персональных данных может в любой момент отозвать свое согласие на обработку персональных данных. Для отзыва согласия на обработку персональных данных, необходимо подать соответствующее заявление Оператору по доступным средствам связи. При этом Оператор должен прекратить их обработку или обеспечить прекращение такой обработки и в случае, если сохранение персональных данных более не требуется для целей их обработки, уничтожить персональные данные или обеспечить их уничтожение в срок, не превышающий 30 (Тридцати) дней с даты поступления указанного отзыва.

3.5. В случае отзыва Субъектом персональных данных согласия на обработку персональных данных, Оператор вправе продолжить обработку персональных данных без согласия Субъекта персональных данных только при наличии оснований, указанных в Законе о персональных данных.

3.6. Субъект персональных данных вправе выбрать, какие именно персональные данные будут им предоставлены. Однако, в случае неполного предоставления необходимых данных Оператор не гарантирует возможность субъекта использовать все сервисы и продукты Сайта, пользоваться всеми услугами Сайта.

4. П ОРЯДОК ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

4.1. Оператор принимает технические и организационно-правовые меры в целях обеспечения защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, распространения, а также от иных неправомерных действий.

4.2. При обработке персональных данных Оператор применяет правовые, организационные и технические меры по обеспечению безопасности персональных данных в соответствии со ст. 19 Федерального закона «О персональных данных», Постановлением Правительства РФ от 01.11.2012 №1119 «Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных», Методикой определения актуальных угроз безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных, утвержденной ФСТЭК РФ 14.02.2008 г., Методическими рекомендациями по обеспечению с помощью криптосредств безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных с использованием средств автоматизации, утвержденных ФСБ РФ 21.02.2008 г. № 149/54-144.

4.4. При передаче персональных данных Оператор соблюдает следующие требования:

4.5. Оператор вправе раскрыть любую собранную о Пользователе данного Сайта информацию, если раскрытие необходимо в связи с расследованием или жалобой в отношении неправомерного использования Сайта, либо для установления (идентификации) Пользователя, который может нарушать или вмешиваться в права Администрации сайта или в права других Пользователей Сайта, а также для выполнения положений действующего законодательства или судебных решений, обеспечения выполнения условий настоящего Соглашения, защиты прав или безопасности иных Пользователей и любых третьих лиц.

4.6. Третьи лица самостоятельно определяют перечень иных лиц (своих сотрудников), имеющих непосредственный доступ к таким персональным данным и (или) осуществляющих их обработку. Перечень указанных лиц, а также порядок доступа и(или) обработки ими персональных данных утверждается внутренними документами Третьего лица.

4.7. Оператор не продаёт и не предоставляет персональные данные третьим лицам для маркетинговых целей, не предусмотренных данной Политикой конфиденциальности, без прямого согласия субъектов персональных данных. Оператор может объединять обезличенные данные с иной информацией, полученной от третьих лиц, и использовать их для совершенствования и персонификации услуг, информационного наполнения и рекламы.

4.8. Обработка персональных данных производится на территории Российской Федерации, трансграничная передача персональных данных не осуществляется. Оператор оставляет за собой право выбирать любые каналы передачи информации о персональных данных, а также содержания передаваемой информации.

4.9. Личная информация, собранная онлайн, хранится у Оператора и/или поставщиков услуг в базах данных, защищенных посредством физических и электронных средств контроля, технологий системы ограничения доступа и других приемлемых мер обеспечения безопасности.

4.10. Субъект персональных данных осознаёт, подтверждает и соглашается с тем, что техническая обработка и передача информации на Сайте Оператора может включать в себя передачу данных по различным сетям, в том числе по незашифрованным каналам связи сети Интернет, которая никогда не является полностью конфиденциальной и безопасной.

4.11. Субъект персональных данных также понимает, что любое сообщения и/или информация, отправленные посредством Сервера Оператора, могут быть несанкционированно прочитаны и/или перехвачены третьими лицами.

5. З АКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ

5.1. В случае возникновения любых споров или разногласий, связанных с исполнением настоящих Правил, Субъект персональных данных и Оператор приложат все усилия для их разрешения путем проведения переговоров между ними. В случае, если споры не будут разрешены путем переговоров, споры подлежат разрешению в порядке, установленном действующим законодательством Российской Федерации.

5.2. Настоящие Политика конфиденциальности вступают в силу для Субъекта персональных данных с момента начала использования Сайта Оператора и действует в течение неопределенного срока.

5.3. Настоящие Политика конфиденциальности могут быть изменены и/или дополнены Оператором в любое время в течение срока действия Правил по своему усмотрению без необходимости получения на то согласия Субъекта персональных данных. Все изменения и/или дополнения размещаются Оператором в соответствующем разделе Сайта и вступают в силу в день такого размещения. Субъект персональных данных обязуется своевременно и самостоятельно знакомиться со всеми изменениями и/или дополнениями. При несогласии Субъекта персональных данных с внесенными изменениями он обязан отказаться от доступа к Сайту, прекратить использование материалов и сервисов Сайта.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
СДО от Почты России
Добавить комментарий