как быстро отправить отсканированный документ по электронной почте

Как быстро отправить сканированный документ по электронной почте

Электронная почта — один из самых распространенных способов передачи различных документов и файлов. Абсолютно каждый пользователь может столкнуться с необходимостью отправки текстового документа по e-mail. Сделать это довольно нетрудно даже при отсутствии опыта, если строго следовать приведенным инструкциям. В данном материале будет подробно раскрыта тема — как отправить сканированный документ или группу документов по электронной почте для чайников.

Отправка документа по E-mail: пошаговая инструкция

Сначала кратко расскажем, как отсканировать и получить его цифровую копию документа. Для этого его сканируют, используя принтер или МФУ. Можно использовать как стандартное ПО Windows, так и сторонние утилиты для сканирования документа.

Если необходимо передать несколько сканов одним файлом, отсканируйте их вместе. Иначе каждый документ останется в отдельном файле, и их придется объединять с помощью софта Adobe Acrobat или других аналогичных программ на ПК.

Можно отправить копии на электронную почту напрямую со сканера или МФУ. Однако предварительно необходимо убедиться в том, что устройство поддерживает эту функцию. Проще отсканировать документ, сохранить и отослать его с компьютера.

Чтобы сделать отправку документа по e-mail, используем такую инструкцию:

1. Открываем электронную почту. В нашем случае это сервис Gmail, но можно использовать, например, Яндекс Почту, Mail.ru или любую другую почтовую службу. После авторизации нажимаем . Далее указываем адрес почтового ящика получателя, пишем тему и текст сообщения, нажимаем значок в форме скрепки, чтобы прикрепить файл.
   
2. При нажатии команды «Прикрепить», откроется Проводник. С его помощью находим нужную скан-копию в файловой системе ПК. Желательно сохранить документ в отдельной папке, иначе поиск может занять определенное время.
   
3. Потом ожидаем некоторое время, пока скан-копия будет загружена в электронное письмо. Когда она прогрузится, нажимаем .
   

Можно отправлять сканированные документы как по одному, так и несколько сразу. Также у пользователей есть возможность отослать сообщение с прикрепленной скан-копией на один ящик, либо на несколько адресов одновременно.

Если пользователю удалось отсканировать документ, проблем с передачей его по e-mail у него возникнуть не должно. Однако не исключена вероятность появления различных ошибок, из-за которых отправить документы по электронной почте не получится.

Чаще всего пользователи могут столкнуться с такими проблемами:

• Отсутствие файла на ПК. Не исключено, что скан-копия не сохранилась. Такое иногда происходит в том случае, если сканирование проводилось на неправильно настроенной аппаратуре. Может случиться так, что файл сохранен в папку, которую пользователь не может найти через Проводник.
• Не удается прикрепить копию. Если документы отсканированы правильно, но при этом не отправляются по e-mail, значит их размер, скорее всего, превышает допустимое значение. В большинстве почтовых сервисов объем передаваемых файлов не должен превышать 25 Мбайт. Скан-копии, особенно, если в ней много страниц, могут иметь значительно больший объем.

Также проблемы с отправкой могут возникнуть в том случае, когда файл со сканом был поврежден. Это актуально, если он сначала хранился в архиве «Zip» или «Rar», а позже был извлечен. Еще одна возможная причина — скан-копия открыта в приложении или редактируется в настоящий момент. Для отправки сначала нужно закрыть данный файл и только после этого прикреплять его к письму.

Передача скан-копии по email осуществляется точно также, как и передача любых других файлов. Достаточно отсканировать нужный документ, потом прикрепить полученный скан к сообщению, указать адрес получателя, прописать тему сообщения и выполнить отправку. Используя приведенную инструкцию в статье, выполнить отправку скана по e-mail сможет даже «чайник».

Видео по теме